3 بهترین روش کشیدن جدول در اکسل+ ویرایش و فیلتر جداول

در این مقاله شیوه ساخت یک جدول اطلاعاتی را در اکسل به شما آموزش می دهیم. می توانید این را در دو سیستم عامل ویندو و مک استفاده کنید.

ابتدا 12 نکته خیلی مهم ساخت جدول و فیلتر در اکسل

1. تبدیل داده‌ها به Table

به‌جای اینکه فقط دور سلول‌ها کادر بکشید، بهتر است محدوده داده را به Table یا جدول هوشمند تبدیل کنید. مراحل:

1. یکی از سلول‌های اطلاعات را انتخاب کنید.
2. کلیدهای Ctrl + T را بزنید.
3. محدوده جدول را بررسی کنید.
4. اگر سطر اول عنوان ستون‌هاست، گزینه My table has headers را فعال کنید.

مزیت این روش این است که اکسل به‌طور خودکار:

• فیلتر ایجاد می‌کند.
• ظاهر جدول را تنظیم می‌کند.
• سطرهای جدید را وارد جدول می‌کند.
• فرمول‌ها را به سطرهای بعدی گسترش می‌دهد.

2. عنوان ستون‌ها را درست انتخاب کنید

نام ستون‌ها کوتاه و واضح باشد. مثلاً:

• نام مشتری
• شهر
• مبلغ فروش
• تاریخ خرید
• وضعیت پرداخت

از عنوان‌هایی مانند اطلاعات1 یا ستون2 خودداری کنید.

3. سطر خالی وسط جدول قرار ندهید

وجود سطر یا ستون خالی بین اطلاعات ممکن است باعث شود اکسل محدوده جدول یا فیلتر را اشتباه تشخیص دهد.

بهتر است اطلاعات به شکل یکپارچه باشند:

عنوان ستون‌ها → داده‌ها → بدون سطر خالی

4. از Merge در جدول استفاده نکنید

ترکیب سلول‌ها با Merge در داخل جدول می‌تواند مرتب‌سازی و فیلتر را مشکل کند.

برای جدول‌های اطلاعاتی بهتر است هر مقدار در یک سلول مستقل باشد.

5. فعال کردن Filter

اگر داده‌ها را به Table تبدیل نکرده‌اید، می‌توانید فیلتر را دستی فعال کنید. محدوده داده را انتخاب کنید و:

Ctrl + Shift + L

را بزنید. در کنار عنوان هر ستون یک فلش فیلتر ظاهر می‌شود.

6. فیلتر متنی

مثلاً اگر ستون «شهر» دارید، می‌توانید فقط رکوردهای مربوط به تهران را نمایش دهید.

از منوی فیلتر، فقط تهران را انتخاب کنید.

می‌توانید از Text Filters یا فیلترهای متنی نیز استفاده کنید؛ مثلاً:

• شامل این عبارت باشد
• با این عبارت شروع شود
• مساوی این عبارت باشد

7. فیلتر عددی

برای ستون‌هایی مانند مبلغ فروش می‌توانید از Number Filters یا فیلترهای عددی استفاده کنید. مثلاً:

نمایش فروش‌های بیشتر از 10 میلیون تومان

یا:

نمایش مبالغ بین 5 تا 20 میلیون تومان

8. فیلتر تاریخ

اگر ستون تاریخ به‌درستی به‌عنوان تاریخ ثبت شده باشد، اکسل امکانات خوبی برای فیلتر دارد. مثلاً می‌توانید فقط اطلاعات:

• امروز
• این ماه
• ماه قبل
• امسال
• بین دو تاریخ

را نمایش دهید.

9. مرتب‌سازی همراه با فیلتر

از همان منوی فیلتر می‌توانید داده‌ها را مرتب کنید. برای متن:

A to Z یا برعکس

برای عدد:

کوچک به بزرگ یا بزرگ به کوچک

برای تاریخ:

قدیمی به جدید یا جدید به قدیمی

10. فیلتر چند ستون هم‌زمان

یکی از قابلیت‌های مهم این است که می‌توانید چند شرط را با هم اعمال کنید. مثلاً:

شهر = تهران

و هم‌زمان:

مبلغ فروش > 10 میلیون

در این حالت فقط رکوردهایی نمایش داده می‌شوند که هر دو شرط را داشته باشند.

11. استفاده از رنگ برای فیلتر

اگر سلول‌ها را رنگ‌بندی کرده باشید، می‌توانید از Filter by Color یا فیلتر براساس رنگ استفاده کنید. مثلاً:

• قرمز = پرداخت نشده
• سبز = پرداخت شده
• زرد = در انتظار بررسی

سپس فقط یکی از رنگ‌ها را نمایش دهید.

12. Freeze Panes برای جدول‌های بزرگ

اگر جدول طولانی است، بهتر است عنوان ستون‌ها هنگام پایین رفتن ثابت بمانند. از مسیر:

View > Freeze Panes

استفاده کنید. این کار باعث می‌شود هنگام مشاهده صدها سطر، نام ستون‌ها فراموش نشود.

13. استفاده از Total Row

در Table می‌توانید سطر جمع را فعال کنید. در بخش طراحی جدول، گزینه Total Row را فعال کنید. سپس می‌توانید برای ستون‌های عددی محاسباتی مانند:

• Sum یا جمع
• Average یا میانگین
• Count یا تعداد
• Max یا بیشترین
• Min یا کمترین

را سریع انجام دهید.

14. حذف فیلتر بدون حذف جدول

اگر می‌خواهید همه اطلاعات دوباره دیده شوند، لازم نیست فیلتر را حذف کنید. از گزینه: 

Clear Filter

استفاده کنید. این کار فقط شرط فیلتر را پاک می‌کند.

15. یک ترفند خیلی کاربردی

برای جدول‌های گزارش‌گیری، بهتر است اطلاعات را ابتدا با Ctrl + T به Table تبدیل کنید و سپس از فیلتر استفاده کنید.

فرمول ساده:

قسمت ۱: ایجاد جدول

۱- یک سند اکسل باز کنید. برای باز کردن سند موجود می توانید روی خود سند دابل کلیک کنید یا اینکه روی سند راست کلیک و Open را انتخاب کنید. یا برنامه اکسل را باز کنید سپس از صفحه اصلی سند موردنظر را پیدا کنید.

• همچنین برای ساخت یک سند جدید می توانید روی گزینه Blank Workbook در صفحه اصلی اکسل کلیک کنید. در ادامه باید داده های خود را وارد کنید.

۲- داده های جدول را انتخاب کنید. برای انتخاب محدوده داده ها ابتدا روی اولین سلول در بالا-سمت چپ در محدوده موردنظر کلیک کنید سپس دکمه شیفت ⇧ را نگه دارید و همزمان روی آخرین سلول پایین-سمت راست کلیک کنید تا محدوده موردنظر انتخاب شود.

• به عنوان مثال: اگر داده های موردنظر در محدوده ستون های A تا D و سطرهای ۱ تا ۱۲ قرار دارند، ابتدا سلول A1 را انتخاب کنید و در حالی که کلید شیفت ⇧ را نگه داشته اید روی سلول D12 کلیک کنید تا سلول های این محدوده انتخاب شوند..

۳- روی تب Insert کلیک کنید. با کلیک روی تب Insert در نوار ریبون سبز رنگ بالا، ابزار و بخش های تب نمایش داده می شوند.

• اگر از سیستم عامل مک استفاده می کنید، مطمئن شوید که منوی Insert در نوار منوی مک را کلیک نکنید.

۴- روی گزینه Table کلیک کنید. این گزینه در بخش “Tables” قرار دارد. با کلیک روی آن یک پنجره برای ساخت جدول باز می شود.

۵- OK کنید. با کلیک روی این دکمه جدول ساخته می شود.

• اگر سطر بالای محدوده شامل عنوان ستون ها را هم انتخاب می کنید قبل از کلیک روی دکمه OK، تیک گزینه “My table has headers” را بزنید.

قسمت ۲: تغییر طراحی جدول

۱- روی تب Design کلیک کنید. روی تب Design از نوار ریبون کلیک کنید تا ابزار و گزینه های مرتبط با طراحی جدول نشان داده شوند.

• اگر این تب را نمی بینید روی جدول کلیک کنید تا به سرعت فعال شود.

۲- یک طرح برای جدول انتخاب کنید. روی یکی از طرح های رنگی در قسمت “Table Styles” کلیک کنید تا رنگ و طرح آن روی جدول اعمال شود.

• برای دیدن طرح های بیشتر روی فلش رو به پایین در سمت راست کادرهای رنگی کلیک کنید.

۳- سایر گزینه های طراحی را مرور کنید. در قسمت “Table Style Options” می توانید هر یک از گزینه ها و کادرهای زیر را فعال یا غیرفعال کنید:

• Header Row- به جدول سربرگ اضافه می کند. در واقع یک سطر برای عنوان ستون ها در بالای مجموعه داده قرار می دهد. برای حذف این عنوان ها تیک این کادر را بردارید.
• Total Row- اگر فعال باشد، یک سطر در پایین جدول اضافه می کند که مجموع مقادیر اولین ستون سمت راست را نشان می دهد.
• Banded Rows- این کادر را فعال کنید تا سطرهای جدول به صورت یکی در میان رنگی شوند واگر تیک آن را بردارید، سطرهای جدول با همان رنگ قبلی نمایش داده می شوند.
• First Column و Last Column – فعال بودن این گزینه ها باعث می شود که ستون اول و یا آخر برجسته شوند.
• Banded Columns – این گزینه ستون ها را یکی در میان رنگی می کند و اگر تیک آن را بردارید، ستون های جدول همان رنگ قبلی را حفظ می کنند.
• Filter Button – فعال کردن این کادر یک لیست کشویی در کنار عنوان هر ستون در جدول اضافه می کند که می توانید شیوه نمایش داده ها را در آن ستون تغییر دهید.

۴- روی تب Home کلیک کنید. به تب Home روی ریبون برگردید. تغییرات اعمال شده روی جدول حفظ خواهند شد.

قسمت ۳: فیلتر داده های جدول

۱- منوی فیلتر را باز کنید. روی فلش کنار عنوان ستونی که می خواهید داده هایش را فیلتر کنید، کلیک کنید.. یک لیست کشویی نمایش داده می شود.

• برای اعمال فیلتر باید کادرهای “Header Row” و “Filter Button” در قسمت “Table Style Options” در تب Design فعال باشند.

۲- یک فیلتر انتخاب کنید. گزینه های زیر را در منو می بینید:

• Sort Smallest to Largest، داده ها را از کوچک به بزرگ مرتب می کند.
• Sort Largest to Smallest، داده ها را از بزرگ به کوچک مرتب می کند.
• بسته به داده ها می توانید از گزینه های دیگری مانند Sort by Color (مرتب سازی بر اساس رنگ) یا Number Filters (فیلترهای عددی) نیز استفاده کنید. برای اعمال فیلتر روی داده ها کافیست روی آن کلیک کنید.

۳- نمایش داده ها را فیلتر کنید. بسته به فیلتر مورد نظر ممکنه محدوده یا نوع خاصی از داده ها را انتخاب کنید. پس داده های مورد نظر برای نمایش را انتخاب و روی OK کلیک کنید.

   دانلود فیلم های آموزش صفر تا صد اکسل +جزوه

   شروع به کار نرم افزار

  همه منو/تب های اکسل در نوار ریبون

   ۴۰ کلید میانبر

   نحوه تایپ شدن اتوماتیک اعداد

اشتباهات رایج

• وجود سطر خالی وسط اطلاعات
• ترکیب سلول‌ها
• متفاوت بودن نوع داده‌ها در یک ستون
• وارد کردن عدد به‌صورت متن
• وارد کردن تاریخ به‌صورت متن
• نامشخص بودن عنوان ستون‌ها
• انتخاب نکردن کل جدول هنگام مرتب‌سازی

مهم‌ترین نکته این است که قبل از فیلتر کردن، ساختار داده‌ها را منظم کنید. هرچه جدول مرتب‌تر باشد، فیلتر، مرتب‌سازی و گزارش‌گیری در اکسل بسیار ساده‌تر و دقیق‌تر خواهد بود.