شروع به کار نرم افزار اکسل و آموزش ابزارهای مهم (بهمراه تمرین)
اگر تا به حال با نرم افزار قدرتمند اکسل (یکی از اجزای نرم افزار مایکروسافت آفیس) کار نکرده اید، در این پست قصد داریم به صورت تصویری، نحوه شروع به کار Excel 2010-2016 را بصورت کلی با شما یاد بگیریم و یک تمرین هم برای یادگیری بهتر با هم انجام دهیم.
نرمافزار مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) یکی از محبوبترین و قدرتمندترین برنامههای صفحه گسترده (Spreadsheet) در جهان است. از این نرمافزار برای سازماندهی، ذخیره، تحلیل و محاسبه دادهها استفاده میشود. چه بخواهید یک بودجهبندی ساده خانگی بسازید و چه قصد تحلیل دادههای پیچیده مالی یک شرکت بزرگ را داشته باشید، اکسل ابزار اصلی شما خواهد بود.
آشنایی با محیط اکسل
نسخه های مختلف اکسل از 2010 تا 2027 تقریبا محیط مشابهی دارند. زمانی که برای اولین بار اکسل را باز می کنید، یک صفحه شروع نمایش داده می شود که از شما می خواهد یک کتاب کار (یا یک سند جدید یا یک فایل جدید-workbook) را با انتخاب یک قالب یا Template، بسازید.
صفحه شروع اکسل
کار با محیط اکسل
هنگامی که یک فایل خالی (Blank Workbook) را باز میکنید، با بخشهای اصلی زیر روبرو میشوید:
نوار ابزار اصلی (Ribbon)
این بخش در بالای صفحه قرار دارد و تمام ابزارها و دستورات اکسل را در قالب تبهای مختلف دستهبندی کرده است. مهمترین تبها عبارتند از:
-
Home: پرکاربردترین ابزارها از جمله تغییر فونت، رنگ، چینش متن و قالببندی سلولها در این تب قرار دارند.
-
Insert: برای وارد کردن نمودارها (Charts)، تصاویر، جداول (Tables) و لینکها استفاده میشود.
-
Page Layout: تنظیمات مربوط به چاپ صفحه، حاشیهها و جهت کاغذ در این بخش است.
-
Formulas: کتابخانه کامل فرمولها و توابع اکسل در اینجا دستهبندی شدهاند.
-
Data: ابزارهای مربوط به مدیریت دادهها، مرتبسازی (Sort) و فیلتر کردن (Filter) در این تب قرار دارند.
نوار فرمول (Formula Bar)
کادر سفیدی که در زیر نوار ابزار (Ribbon) قرار دارد. وقتی روی یک سلول کلیک میکنید، محتوای واقعی آن سلول (چه یک عدد ساده باشد و چه یک فرمول پیچیده) در این نوار نمایش داده میشود. شما میتوانید دادهها را مستقیماً در این نوار تایپ یا ویرایش کنید.
کادر نام (Name Box)
در سمت چپ نوار فرمول قرار دارد و آدرس سلولی را که در حال حاضر انتخاب کردهاید (سلول فعال) نشان میدهد.
پس اگر قبلا از اکسل استفاده کرده باشید، محیط اکسل 2027 هم برای شما آشناست. شامل ریبون، نوار ابزار دسترسی سریع و … ریبون یک چینش جدید ابزار در نرم افزارهای مختلف است (بجای منوهای قدیمی، در ریبون آیکون های شبیه به هم را در تب های جداگانه قرار داده اند). در ریبون، محبوب ترین دستورات اکسل قرار داده شده اند.
تب هوم
تب insert برای وارد کردن نمودار، جدول، چارت و گرافیکی کردن اطلاعات
این بخش عمدتا برای بهتر پرینت کردن، تنظیم حاشیه صفحه، جهت آن و .. است
بخش مربوط به محاسبات و فرمول ها در اکسل
برای دسته بندی و فیلترهای مختلف اطلاعات وارد شده در جداول
ویرایش و تصحیح نگارشی، افزودن نظر و …
بیشتر برای تغییر ویو ها (دیدها)
نرم افزار اکسل، دستورات کاربردی زیادی دارد. اکثر وب سایت ها و کلاس های آموزشی، این دستورات را بصورت غیر اصولی آموزش می دهند و سرعت یادگیری شما را کاهش می دهند. سعی کنید از فیلم های آموزشی کامل که صفر تا صد اکسل را بصورت اصولی به شما آموزش می دهند استفاده کنید.
برای کوچک و بزرگ کردن ریبون: مطابق تصویر از گزینه Ribbon display options در بالا سمت راست استفاده کنید. گزینه Autohide Ribbon باعث می شود زمانی که موس را به روی ناحیه ریبون می برید، ریبون بصورت اتوماتیک پدیدار شود. برخی نرم افزارها مثل adobe acrobat reader ممکن است که تب های جدیدی به ریبون اضافه کنند که به آنها افزونه یا پلاگین می گوییم.
ابزار دسترسی سریع
با این آموزش اکسل صفر تا صد اکسل، رو توی کمترین زمان ممکن یاد بگیر.بهترین پک آموزش اکسل در ایران همین الان خرید و دانلود کنید!
مانند تصویر، روی فلش کلیک کنید و دستوری که مایل هستید را انتخاب کنید تا به منوی دسترسی سریع اضافه شود:
بخش پشت صحنه (Backstage view)
امکانات مختلفی برای ذخیره سازی، باز کردن فایل، پرینت و اشتراک گذاری سریع و آسان فایل در اختیارتان قرار می دهد:
مشخصات اکانت شما در اکسل
دید بخش برگه کار ( worksheet views)
ورژن های مختلف اکسل ۲۰۱۳، امکانات متنوعی برای دیدن برگه های کار در اختیارتان قرار می دهند که برای کارهای مختلفی مفید هستند:
دیدها (ویو) مختلف در نرم افزار اکسل
دید Normal در اکسل
دید page layout برای دیدن اینکه صفحه شما بعد از پرینت گرفتن، چطور به نظر می رسد
امکان دیدن اطلاعات شبیه به بعد از پرینت شدن ولی برای وقتی صفحات زیادی دارید
مفاهیم و اصطلاحات پایه در اکسل
برای کار با اکسل، ابتدا باید با الفبای آن و نحوه نامگذاری بخشهای مختلف آشنا شوید:
-
کارپوشه (Workbook): هر فایل اکسل که در کامپیوتر خود ذخیره میکنید، یک Workbook نامیده میشود. این فایل میتواند شامل چندین صفحه باشد.
-
کاربرگ (Worksheet یا Sheet): صفحات داخل یک کارپوشه هستند. هر شیت مانند یک برگه از یک دفترچه است. در پایین صفحه اکسل میتوانید شیتها را ببینید (مثل Sheet1, Sheet2) و به تعداد دلخواه شیت جدید اضافه کنید.
-
ستون (Column): ردیفهای عمودی در اکسل هستند که با حروف انگلیسی (A, B, C و...) نامگذاری شدهاند.
-
سطر (Row): ردیفهای افقی در اکسل هستند که با اعداد (1, 2, 3 و...) مشخص میشوند.
-
سلول (Cell): کوچکترین واحد در اکسل و محل برخورد یک سطر و یک ستون است. هر سلول یک آدرس یا نام منحصربهفرد دارد. به عنوان مثال، سلولی که در ستون A و سطر 1 قرار دارد، A1 نامیده میشود.
-
محدوده (Range): به مجموعهای از دو یا چند سلول انتخاب شده گفته میشود. مثلاً محدوده A1:A10 شامل ده سلول اول در ستون A است.
شروع به کار: ورود دادهها و محاسبات اولیه
اکسل میتواند انواع مختلفی از دادهها از جمله متن، عدد، تاریخ و زمان را در خود جای دهد. برای وارد کردن اطلاعات، کافی است روی یک سلول کلیک کرده و شروع به تایپ کنید و سپس کلید Enter را بزنید.
فرمولنویسی پایه
قدرت اصلی اکسل در انجام محاسبات است. برای اینکه اکسل متوجه شود شما قصد انجام یک محاسبه ریاضی را دارید، تمام فرمولها باید با علامت مساوی (=) شروع شوند.
-
جمع:
=A1+B1 -
تفریق:
=A1-B1 -
ضرب:
=A1*B1 -
تقسیم:
=A1/B1
توابع پرکاربرد (Functions)
علاوه بر فرمولهای دستی، اکسل دارای توابع آمادهای است که کار محاسبات را بسیار سریعتر میکنند:
اصول اولیه برای جلوگیری از خطا
-
فرمت سلولها (Cell Formatting): همیشه مطمئن شوید که فرمت سلول با دادهای که وارد میکنید همخوانی دارد. مثلاً اگر تاریخ وارد میکنید، فرمت سلول را روی Date قرار دهید یا برای مبالغ مالی از فرمت Currency یا Accounting استفاده کنید.
-
ذخیرهسازی مداوم: اکسل دارای قابلیت AutoSave است، اما همیشه عادت کنید فایل خود را با فشردن کلیدهای
Ctrl + Sبه صورت دورهای ذخیره کنید. -
پرهیز از ادغام بیمورد سلولها (Merge Cells): استفاده بیش از حد از ابزار Merge میتواند در آینده برای مرتبسازی (Sort) یا فرمولنویسی مشکل ایجاد کند. سعی کنید فقط برای تیترهای اصلی از آن استفاده کنید.
تمرین!
- نرم افزار اکسل را باز کنید
- روی همه تب های آن کلیک کنید
- ریبون را بزرگ و کوچک کنید
- یک دستور جدید به بخش نوار ابزار سریع اضافه کنید
- در قسمت پشت صحنه، مشخصات اکانت خودتان را ببینید
- دیدهای مختلف برگ کار را عوض کنید
حتما بخوانید: آموزش تصویری نحوه ویرایش ردیف، ستون و سلول ها در نرم افزار اکسل
هر گونه سوال، نظر یا تجربه ای در زمینه کار با اکسل دارید در بخش نظرات با ما و سایر هموطنان عزیز به اشتراک بگذارید.
سلام ممنونم مطلب عالی بود با تشکر
پاسخکانال تلگرامتون رو میشه آدرسشو بدید ؟
پاسخمتاسفانه هنوز کانال تلگرام رو راه اندازی نکرده ایم.
عالی بود ممنون
پاسخسلام کانال تلگرامی دارین که برنام ها را آموزش میدین
پاسخجون بلا
پاسخعالی
پاسخسلام من یک فرمول میخواستم که به طور تصادفی یک عدد از یک محدوده مشخص را به من خروجی دهد
پاسخمیشه راهنمایی کنید که از کدام فرمول باید استفاده کنم لطفا سریع راهنمای کنید