تقسیم سلول در اکسل (2 بهترین روش+ نکات کاربردی)

تا به حال برایتان پیش آمده که چندین مقدار در یک سلول اکسل داشته باشید و بخواهید این مقادیر را به چند سلول تجزیه کنید؟ اگر اینطور است باید بدانید که در نرم افزار Microsoft Excel دو راه ساده برای تجزیه سلول ها وجود دارد. ما در ادامه نحوه استفاده از این راه ها را نشانتان می دهیم.

3 استفاده اصلی از تقسیم سلول در اکسل

در اکسل، مفهومی به نام «تقسیم سلول» (به این معنا که یک سلول را با یک خط مورب به دو نیم تقسیم کنید) به صورت مستقیم و کلاسیک وجود ندارد (برخلاف ورد). اما با استفاده از ترکیب «حاشیه/Border» و «متن‌نویسی خاص»، این کار انجام می‌شود.

این کار بیشتر جنبه گزارش‌نویسی و زیبایی ظاهری دارد. در ادامه، فایده‌ها و کاربردهای اصلی این کار را بررسی می‌کنیم:

۱. ایجاد سرفصل‌های ترکیبی (جدول‌های ماتریسی)

مهم‌ترین کاربرد تقسیم سلول، ساخت جداول دو‌بعدی است که در آن سطر اول نماینده «موضوعات ردیفی» و ستون اول نماینده «موضوعات ستونی» است.

• مثال: در یک جدول زمان‌بندی، گوشه سمت چپ بالا را به دو نیم تقسیم می‌کنید؛ در نیمه پایینی می‌نویسید «روزهای هفته» و در نیمه بالایی می‌نویسید «ساعات». این کار باعث می‌شود خواننده در یک نگاه بفهمد هر کدام از این دو محور به چه معناست.

۲. صرفه‌جویی در فضای صفحه

وقتی فضای افقی محدودی دارید و نمی‌خواهید دو ستون مجزا برای دو عنوان کوچک بسازید، تقسیم سلول به شما اجازه می‌دهد هر دو عنوان را در فضای یک سلول بگنجانید. این کار باعث می‌شود فایل شما «شلوغ» به نظر نرسد و خوانایی آن افزایش یابد.

۳. حرفه‌ای‌تر کردن ظاهر گزارش‌ها

در گزارش‌های رسمی و مدیریتی، داشتن یک جدول ساده کافی نیست. سلول‌های تقسیم‌شده (Diagonal Cells) ظاهر گزارش‌های شما را از یک فایل معمولی به یک «داشبورد حرفه‌ای» ارتقا می‌دهند. این کار نشان‌دهنده دقت شما در جزئیات است.

چگونه این کار را انجام دهیم؟ (روش سریع)

چون اکسل دکمه مستقیم برای این کار ندارد، باید این مسیر را بروید:

1. نوشتن متن: متن اول را بنویسید، کلیدهای Alt + Enter را بزنید تا به خط بعد بروید و متن دوم را بنویسید.

2. تنظیم مکان: متن اول را با Space به سمت راست هل بدهید و متن دوم را در سمت چپ نگه دارید.

3. کشیدن خط مورب: روی سلول راست‌کلیک کرده و Format Cells را انتخاب کنید. به تب Border بروید و روی آیکون خط مورب (Diagonal) کلیک کنید.

تقسیم سلولها در اکسل با کمک دستور Flash Fill

یک راه سریع برای تجزیه مقادیر سلول ها به چند سلول، استفاده از قابلیت Flash Fill در اکسل است. این گزینه، به صورت خودکار، مقادیر را از سلول ها بیرون می کشد و آن ها را در چندین سلول مجزا قرار می دهد. برای استفاده از این قابلیت باید نسخه 2013 به بالای نرم افزار اکسل را داشته باشید.

برای نشان دادن نحوه استفاده از این ویژگی، از صفحه گسترده (spreadsheet) زیر استفاده می کنیم. در این صفحه گسترده، نام هر دانش آموز و نمره او را تجزیه می کنیم و در دو سلول مجاور قرار می دهیم.

ابتدا روی سلول C2 کلیک کنید و نامی را که در سلول B2 ظاهر شده است، به صورت دستی در سلول C2 تایپ کنید. یعنی برای مثال بالا باید نام «Mahesh» را تایپ کنید.

با کلیک بر سلول C2، آن را انتخاب کنید. بعددر نوار اکسل در بالای صفحه، بر تب «Data» کلیک کنید.

در تب «Data» از بخش «Data Tools»، گزینه «Flash Fill» را انتخاب کنید.

می بینید که نرم افزار اکسل، فوری نام ها را از همه سلول های درون ستون B جدا می کند و به سلول های متناظر در ستون C اضافه می کند.

برای تجزیه نمرات به دست آمده از ستون B، بر سلول D2 کلیک کنید و در آن به صورت دستی، نمره درون سلول B2 را تایپ کنید. یعنی برای مثال بالا باید عدد «80» را در D2 بنویسید.

با کلیک بر سلول D2، آن را انتخاب کنید. آنگاه در نوار اکسل در بالای صفحه، بر تب «Data» کلیک کنید. گزینه «Flash Fill» را انتخاب کنید و خواهید دید که همه نمرات در ستون D نیز ظاهر می شود.

با این آموزش اکسل صفر تا صد اکسل، رو توی کمترین زمان ممکن یاد بگیر.بهترین پک آموزش اکسل در ایران همین الان خرید و دانلود کنید!

بدین ترتیب، شما روش اول را با موفقیت انجام داده اید. اگر در فایل های اکسل خود، به دفعات، باید سلول ها را تجزیه کنید و برای این کار مجبورید که در صفحه گسترده خود بارها بالا و پایین بروید، می‌توانید از قابلیت split-screen در اکسل استفاده کنید.

حتما دانلود کنید: دانلود فیلم های آموزش صفر تا صد اکسل +جزوه

تقسیم سلولها در اکسل با کمک دستور Text to Columns

راه دیگر برای تجزیه سلول ها در اکسل، استفاده از قابلیت Text to Columns است. در این روش، شما مشخص می کنید که چه چیزی مقادیر درون سلول ها را جدا می کند، و سپس این قابلیت، از جدا کننده [ای که خود مشخص کرده اید] برای جدا کردن محتویات سلول ها استفاده می کند.

برای نشان دادن نحوه استفاده از این قابلیت، دوباره از همان صفحه گسترده بخش قبل استفاده می کنیم:

ابتدا روی سلول هایی که می خواهید به چند سلول تجزیه کنید، در صفحه گسترده کلیک کنید. حواس تان باشد که سربرگها (headers) را انتخاب نکنید.

بعد از آنکه سلول های مورد نظر را انتخاب کردید، در نوار اکسل در بالای صفحه، روی تب «Data» کلیک کنید.

در تب «Data» از بخش «Data Tools»، گزینه «Text to Columns» را انتخاب کنید.

اکسل پنجره «Text to Columns Wizard» را باز می کند. در این پنجره، گزینه «Delimited» را انتخاب کنید و سپس روی گزینه «Next» در پایین صفحه کلیک کنید.

در صفحه بعد، در بخش «Delimiters»، کاراکتر یا کاراکترهایی که مقادیر درون سلول را جدا می کنند، انتخاب کنید. در مثال ما، مقادیر با ویرگول و تک فاصله از هم جدا شده اند، بنابراین هر دو گزینه «Comma» و «Space» را فعال می کنیم.

در همان پنجره «Text to Columns Wizard»، در بخش «Data Preview» می توانید نحوه تجزیه داده خود به چند سلول را طبق تنظیماتی که انجام داده اید مشاهده کنید. اگر چیزی که در پیش نمایش مشاهده کردید خوب بود، در پایین صفحه روی گزینه «Next» کلیک کنید.

در صفحه بعدی روی قسمت «Destination» کلیک و محتویات آن را پاک کنید. در همان قسمتی که پاک کردید، روی آیکون با فلش رو به بالا کلیک کنید. حالا می توانید محل ذخیره سازی داده جدا شده را انتخاب کنید.

در صفحه گسترده خود روی سلول C2 کلیک کنید تا داده جدا شده در آن سلول و سلول های کناری آن ذخیره شود. سپس آیکون با فلش رو به پایین را بفشارید.

با این کار به پنجره «Text to Columns Wizard» باز می گردید. حال در پایین این پنجره بر گزینه «Finish» کلیک کنید.

مشاهده می کنید که مقادیری که در تک سلول ها بودند، به چند سلول تجزیه شدند.

بعد از آنکه داده تان را مطابق میل خودتان مرتب کردید می توانید با کمک Excel’s built-in Data Analyzer tool داده هایتان را تحلیل کنید.

چه زمانی "تقسیم سلول" اشتباه است؟ (نکات احتیاطی)

• اگر قصد محاسبات دارید، این کار را نکنید: اگر می‌خواهید در سلول‌های تقسیم‌شده محاسبات ریاضی انجام دهید، اکسل دچار سردرگمی می‌شود. این تکنیک فقط برای نمایش متن است. اگر قصد دارید داده‌های واقعی وارد کنید، هرگز آن‌ها را با خط مورب در یک سلول ترکیب نکنید؛ همیشه ستون‌های مجزا بسازید.

• خوانندگی در موبایل: فایل‌هایی که دارای سلول‌های تقسیم‌شده هستند، در اپلیکیشن موبایل اکسل یا در نسخه‌های وب، ممکن است به‌هم‌ریخته نمایش داده شوند. اگر گزارش شما قرار است توسط مدیران در موبایل خوانده شود، بهتر است از دو ستون مجزا استفاده کنید.

• فیلتر و مرتب‌سازی (Sort): سلول‌هایی که با روش دستی (Alt+Enter و Space) تقسیم شده‌اند، در زمان فیلتر کردن یا مرتب‌سازی داده‌ها، دچار مشکل می‌شوند و ممکن است ظاهر جدول شما را به‌هم بریزند.

خلاصه: تقسیم سلول (خط مورب) یک ابزار گرافیکی است، نه یک ابزار محاسباتی. از آن برای «برچسب‌گذاری» (Labeling) جداول استفاده کنید تا گزارش‌های شما تمیزتر و درک آن برای مخاطب آسان‌تر شود.

حتما بخوانید: آموزش کامل رگرسیون خطی در اکسل