نرم افزار اکسس چیست؟ کاربردهای آن و تفاوت با اکسل

به طور خلاصه از ویکی پدیا می خوانیم که یکی از اجزای مایکروسافت آفیس است که برای ایجاد پایگاه داده‌های رابطه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار پایگاه داده جت را با یک واسط کاربری گرافیکی و ابزاری جهت تولید نرم‌افزار ترکیب نمود. دقت کنید اکسس و اکسل تفاوت های مختلفی دارند که در انتهای مطلب بطور کامل توضیح داده ایم اما بطور خلاصه اگر بخواهیم بگوییم باید گفت که Excel و Access هر دو ابزارهای قدرتمندی برای مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌ها هستند، اما برای کاربردهای متفاوتی طراحی شده‌اند. اگر نیاز به تجزیه و تحلیل سریع و ساده داده‌ها دارید و حجم داده‌ها کم است، Excel انتخاب مناسبی است. اما اگر با داده‌های پیچیده و بزرگ سروکار دارید و نیاز به مدیریت دقیق و روابط بین داده‌ها دارید، Access گزینه بهتری خواهد بود.

کاربرد اکسس به طور خلاصه

هر یک از ما ممکن است شرایطی را تجربه کرده باشیم که بخواهیم حجم زیادی از اطلاعات مهمی را درجایی مطمئن ذخیره کنیم. اگر آموزش کار با محیط ورد را دیده باشید ورد گزینه خوبی می‌تواند باشد اما اگر اطلاعات زیاد باشد و از طرف دیگر بخواهیم دسترسی سریعی به آن داشته باشیم اکسس بهترین انتخابی است که در دسترس ما قرار دارد. از مهم‌ترین مزایایی که اکسس دارد دست‌یابی سریع به داده‌ها، طبقه‌بندی، سازمان‌دهی و حتی ویرایش داده‌ها است.

البته ممکن است برخی اکسل را ترجیح دهند زیرا کاربرد نرم افزار اکسل برای آنها بیشتر است اما آیا تابه‌حال به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا اکسس نه؟ یا اصلاً اکسس چیست؟ اکسل قطعاً نرم‌افزار پرکاربرد و بسیار مفیدی است اما در مقایسه با اکسس شاید خیلی کارایی نداشته باشد.

همان‌طور که پیش ‌از این گفتیم در مواردی که حجم داده‌ها بسیار زیاد است. وگرنه برای داده‌های کم، اکسل کفایت می‌کند. شاید لازم باشد که در اینجا برخی از تفاوت‌های این دو برنامه آفیس را باهم مرور کنیم. در درجه اول اگر تعداد داده‌های شما زیاد است و ممکن است به عدد هزار یا بالاتر برسد قطعاً اکسس محیط بهتری برای ذخیره آن‌هاست نسبت به اکسل.

آموزش رایگان صفر تا صد نرم افزار اکسس (فیلم فارسی + جزوه PDF)

درصد خطا در اکسس به ‌مراتب کمتر از اکسل است. قطعاً هنگامی‌که با حجم زیادی از داده‌ها مواجه می‌شوید ممکن است درصد خطا هم افزایش یابد. برای مثال داده‌های تکراری، داده‌های ناقص و … دسته‌بندی اطلاعات را با مشکل مواجه می‌کند ولی اکسس تا جایی که امکان‌پذیر است این نواقص را برطرف می‌کند.

از طرف دیگر ممکن است در ورود اولیه داده‌ها برخی مسائل و فاکتورها فراموش شود و در انتهای کار به خودتان بیایید و متوجه شوید که فیلدها یا رکوردهایی را از قلم انداخته‌اید. جای نگرانی ندارد. اکسس به شما فرصت می‌دهد به‌محض یادآوری نکات ازقلم‌افتاده جدول یا فیلد جدیدی را اضافه کنید.

کاربردهای اکسس به طور مفصل

اکسس (Access) امکانات مختلفی برای انواع مختلف پایگاه داده ارائه می دهد. می توانید از اکسس برای توسعه انواع برنامه ها استفاده کنید:

• برنامه های شخصی
• برنامه های تجاری کوچک
• برنامه های اداری
• برنامه های گسترده
• برنامه های فرانت-اند (سمت کاربر) برای پایگاه داده های کلاینت/سرور
• برنامه های وب

۱-بستر توسعه برای برنامه های شخصی

در سطح مقدماتی می توانید از اکسس برای توسعه سیستم های مدیریت بانک های اطلاعاتی ساده و شخصی استفاده کنید. نکته ای که باید مراقب باشید اینه که استفاده از اکسس به طور فریبنده ای آسان به نظر می رسد. ویزاردهای فوق العاده داخلی اکسس آن را به محصولی تبدیل کرده که هر کسی می تواند از آن استفاده کند. پس از گذراندن یه سری مراحل و سوالات در ویزارد، برنامه ساخته می شود و به راحتی می توانید به قسمت های مختلف برنامه، صفحه های ورود داده، گزارش ها و جدول های پشتیبان دسترسی داشته باشید.

در حقیقت وقتی مایکروسافت برای اولین بار اکسس را منتشر کرد، افراد زیادی معتقد بودند که کار برنامه نویس و یا مربی کامپیوتر کم اهمیت نشان داده شده چون به نظر می رسید هر کسی می تواند با استفاده از اکسس یک برنامه پایگاه داده بنویسد. گرچه می توان ساده ترین برنامه های اکسس را بدون هیچ ایده طراحی و خیلی ساده تولید کرد اما بیشتر برنامه ها حداقل به کمی طراحی و تغییرات برای سفارشی سازی نیاز دارند.

اگر کاربر نهایی نیستید و نمی خواهید زمان زیادی برای یادگیری پیچیدگی های اکسس بگذارید پس استفاده از ویزاردهای اکسس برای تولید برنامه های شخصی، شما را راضی خواهد کرد. می توانید بعضی از قسمت هایی که با ویزارد ساخته شده را تغییر دهید و مشکلی هم پیش نیاد. این زمانی است که می خواهید یک برنامه شخصی را سفارشی کنید بدون اینکه دانش پایه مناسبی داشته باشید.

۲-بستر توسعه برای برنامه های تجاری کوچک

اکسس یک پلتفرم و بستر عالی برای ساخت و توسعه برنامه ای است که یک تجارت کوچک را اداره کند. با ویزاردهای آن می توانید به سرعت و به راحتی، پایه و اساس برنامه را بسازید. امکان ساخت ماکرو و ماژول های کد به کاربران و توسعه دهندگان حرفه ای امکان می دهد تا کتابخانه ای از کدها با قابلیت استفاده مجدد بسازند و همچنین امکان اضافه کردن کد به فرم ها و گزارش ها باعث می شود تا آن ها بتوانند فرم ها و گزارش های سفارشی قدرتمندتری بسازند.

زمان و هزینه در طی فرایند توسعه، محدودیت اصلی استفاده از اکسس برای توسعه یک برنامه تجاری کوچک و سفارشی است. افراد زیادی از ویزاردهای اکسس برای شروع فرآیند توسعه استفاده می کنند اما در ادامه متوجه می شوند که نمی توانند برنامه های خود را به تنهایی سفارشی کنند. صاحبان مشاغل کوچک اغلب این مشکل را حتی بیشتر از کاربران شخصی تجربه می کنند. تقاضا برای یک برنامه کسب و کار کوچک معمولاً بسیار بیشتر از برنامه های شخصی است. بسیاری از پزشکان، وکلا و سایر متخصصان پس از اینکه در فرآیند توسعه به بن بست می رسند از یه حرفه ای کمک می گیرند.

نحوه ایجاد یک پایگاه داده ساده در نرم افزار اکسس ۲۰۱۰-۲۰۱۶

آنها همیشه نگران هزینه تبدیل برنامه شان به یک برنامه قابل استفاده هستند. به عنوان مثال پزشکی که برای اتوماسیون مطب خود یک سری فرم و گزارش ساخته است. همه چیز خوبه تا زمانی که به تهیه صورتحساب بیمار، ورود پرداخت ها و گزارش های دریافتی می رسد. گرچه در نگاه اول این فرایندها ساده به نظر می رسند اما در بررسی های بیشتر پزشک متوجه می شود که گزارش ها و فرم های ساخته شده با ویزارد پیچیدگی لازم را در مرحله صدور صورتحساب ندارند.

متأسفانه پزشک وقت و مهارت برنامه نویسی برای اضافه کردن ویژگی های لازم را نداشته است. بنابراین در استفاده از اکسس به عنوان ابزاری برای توسعه برنامه های تجاری کوچک باید در مورد هزینه و زمان فرآیند توسعه واقع بین بود حتی اگر جز ساده ترین برنامه ها باشند.

۳-بستر توسعه برای برنامه های اداری

اکسس برای توسعه برنامه ها برای بخش های مختلف در شرکت های بزرگ فوق العاده است. بیشتر بخش ها در شرکت های بزرگ بودجه ای برای تولید برنامه ها با طراحی خوب اختصاص می دهند.

بیشتر بخش ها معمولاً یک کارشناس کامپیوتر دارند که در طراحی فرم ها و گزارش ها کمک می کند. این باعث می شود که هر کدام از بخش ها برنامه منحصر به فردی داشته باشد. در صورت نیاز به یک فرم پیچیده، تهیه گزارش و یا برنامه نویسی، شرکت های بزرگ معمولاً منابع و پپشتیان های داخلی دارند که می توانند کمک های لازم را انجام دهند. اگر پشتیبانی وجود نداشته باشد، کار را به افراد متخصص خارج از شرکت واگذار می کنند.

آموزش تصویری ایجاد و تغییر انواع فرم ها در نرم افزار اکسس

۴-بستر توسعه برای برنامه های گسترده

اکسس علاوه بر اینکه برای برنامه های اداری بهترین گزینه است برای تولید برنامه های گسترده و سراسری هم مفید می باشد. میزان موفقیت به شرکت بستگی دارد. محدودیت هایی وجود دارد؛ به عنوان مثال، محدودیت تعداد کاربرانی که می توانند به صورت همزمان از برنامه با حفظ کارایی استفاده کنند و یا محدودیت تعداد رکوردهای وروردی به یک جدول بدون افت قابل توجه در عملکرد آن. تعداد و میزان این محدودیت ها به عواملی متفاوتی بستگی دارد؛ مانند:

• حجم ترافیک در شبکه چقدر است؟
• مقدار RAM چقدر است و سرور چند پردازنده دارد؟
• چگونه از سرور استفاده می شود؟ به عنوان مثال، آیا برنامه هایی مانند مایکروسافت آفیس از روی سرور بارگیری می شوند یا از کلاینت ها؟
• چه نوع کارهایی را کاربران برنامه انجام می دهند؟ به عنوان مثال، آیا جستجو می کنند؟ داده وارد می کنند؟ گزارش ها را اجرا می کنند؟ …
• اکسس و برنامه های اکسس کجا اجرا می شوند؟ (سرور یا سیستم کاربر)
• سیستم عامل شبکه چیست؟

تجربه ثابت کرده که برنامه های اکسسی که مبتنی بر شبکه های کلاینت/سرور نیستند و بیش از ۱۰ الی ۱۵ کاربر همزمان و بیش از ۱۰۰۰۰۰ رکورد دارند، عملکرد ضعیفی خواهند داشت. به یاد داشته باشید که این اعداد به عوامل ذکر شده و عملکرد قابل قبول از نظر شما و کاربران بستگی دارند. اگر این محدودیت ها در بک-اند (سمت سرور) باشند باید اکسس را به عنوان فرانت-اند (سمت کلاینت) در پایگاه داده کلاینت/ سرور در نظر بگیرید، یعنی می توانید از اکسس برای ساخت فرم ها و جدول ها استفاده کنید در حالی که ذخیره در جدول ها و پرس و جوها در سمت سرور پایگاه داده انجام می شوند.

۵-فرانت-اند برای برنامه های کلاینت/ سرور

یک پایگاه داده کلاینت/سرور مانند اس کیو ال سرور (SQL Server) یا اوراکل (Oracle)، پرس و جوها را در سمت سرور پردازش می کند و نتایج را به سیستم کاربر برمی گرداند. نرم افزار سرور نمی تواند داده ها را به کاربر نمایش دهد و اینجاست که از اکسس استفاده می شود. اکسس به عنوان بخش سمت کاربر می تواند داده های برگشتی از سرور را در گزارش ها، صفحه های اکسل یا فرم ها نمایش دهد. اگر کاربر داده را در فرم اکسس تغییر دهد، سیستم کاربر این تغییرات را به پایگاه داده در سمت سرور ارسال می کند. در نهایت می توانید یا به پایگاه داده وصل شوید که داده ها از طریق جدول ها برای شما و کاربران قابل دسترسی است یا از تکنیک هایی برای دسترسی مستقیم به داده های کلاینت/ سرور استفاده کنید.

۶-ابزاری برای برنامه های توسعه وب

از اکسس می توانید برای ساخت برنامه های وب استفاده کنید، برنامه هایی که در مرورگر اجرا می شوند. قابلیت های وب اکسس از اکسس ۲۰۱۳ به بعد بسیار توسعه یافته است.

۱۰ نکته ساده که کارایی نرم افزار اکسس را ۲ برابر می کنند

بخش های مختلف اکسس

تفاوت های اکسس با اکسل

Microsoft Access و Microsoft Excel دو ابزار نرم‌افزاری محبوب در مجموعه Microsoft Office هستند که برای مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌ها استفاده می‌شوند. هر یک از این دو ابزار ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند که برای اهداف متفاوت مناسب هستند. در ادامه تفاوت‌های کلیدی بین Access و Excel را بررسی می‌کنیم:

1. ساختار داده‌ها

Excel:

• صفحات گسترده (Spreadsheets): Excel از صفحات گسترده برای ذخیره داده‌ها استفاده می‌کند که شامل سلول‌هایی در قالب ردیف‌ها و ستون‌ها هستند.
• جداول ساده: داده‌ها معمولاً به صورت ساده و بدون روابط پیچیده در جداول قرار می‌گیرند.

Access:

• پایگاه داده رابطه‌ای (Relational Database): Access از یک پایگاه داده رابطه‌ای برای ذخیره داده‌ها استفاده می‌کند که شامل جداول متعدد با روابط بین آن‌ها است.
• جداول با روابط: داده‌ها می‌توانند در جداول مختلف ذخیره شوند و با استفاده از کلیدهای اصلی (Primary Keys) و خارجی (Foreign Keys) به یکدیگر مرتبط شوند.

2. مدیریت داده‌ها

Excel:

• حجم کم داده: Excel برای مدیریت حجم کمی از داده‌ها مناسب است و عملکرد آن با افزایش حجم داده‌ها کاهش می‌یابد.
• آسانی در استفاده: برای کاربرانی که به دنبال تجزیه و تحلیل سریع داده‌ها و انجام محاسبات ساده هستند، Excel بسیار کاربرپسند و آسان است.

Access:

• حجم زیاد داده: Access برای مدیریت حجم بزرگی از داده‌ها و پایگاه‌های داده پیچیده مناسب است.
• مدیریت داده‌های پیچیده: با قابلیت‌های جداول رابطه‌ای و کوئری‌های پیچیده، Access برای مدیریت داده‌های پیچیده و سازماندهی مناسب است.

3. تجزیه و تحلیل داده‌ها

Excel:

• فرمول‌ها و توابع: Excel شامل تعداد زیادی فرمول و توابع برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و انجام محاسبات است.
• نمودارها و گراف‌ها: Excel ابزارهای متنوعی برای ایجاد نمودارها و گراف‌های مختلف برای تجسم داده‌ها دارد.
• Pivot Table: این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا داده‌ها را به صورت پویا خلاصه و تحلیل کنند.

Access:

• کوئری‌ها (Queries): Access از کوئری‌های پیچیده برای جستجو، فیلتر و تغییر داده‌ها در پایگاه داده استفاده می‌کند.
• گزارش‌ها (Reports): Access ابزارهای قوی برای ایجاد گزارش‌های سفارشی و دقیق از داده‌های ذخیره شده دارد.
• ماژول‌ها و ماکروها: Access قابلیت‌های پیشرفته‌تری برای اتوماسیون و برنامه‌نویسی با استفاده از ماکروها و ماژول‌های VBA دارد.

4. کاربردها

Excel:

• مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌های ساده: مناسب برای کاربران عمومی که نیاز به مدیریت و تجزیه و تحلیل سریع داده‌ها دارند.
• محاسبات مالی و تجاری: به دلیل امکانات گسترده محاسباتی، Excel در زمینه‌های مالی و تجاری بسیار محبوب است.
• برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی: به طور گسترده در برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی استفاده می‌شود.

Access:

• مدیریت داده‌های سازمانی: مناسب برای سازمان‌هایی که نیاز به مدیریت پایگاه داده‌های پیچیده و بزرگ دارند.
• سیستم‌های اطلاعاتی: برای ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی و مدیریت پروژه‌های داده‌محور مناسب است.
• اتوماسیون فرآیندها: با استفاده از قابلیت‌های برنامه‌نویسی و ماژول‌ها، Access می‌تواند فرآیندهای پیچیده را اتوماسیون کند.

5. سهولت دسترسی و استفاده

Excel:

• محیط کاربری ساده: Excel محیط کاربری ساده و شهودی دارد که برای اکثر کاربران آشناست.
• آموزش و منابع گسترده: منابع آموزشی و مستندات زیادی برای یادگیری Excel در دسترس است.

Access:

• پیچیدگی بیشتر: Access به دلیل پیچیدگی بیشتر در مدیریت پایگاه داده‌های رابطه‌ای، نیاز به دانش بیشتر و آموزش دارد.
• منابع آموزشی تخصصی‌تر: منابع آموزشی برای Access معمولاً تخصصی‌تر و پیشرفته‌تر هستند.

توضیحات ویدیویی معرفی اکسس