پست الکترونیکی چیست؟ انواع آن و نمونه ها

ایمیل یا پست الکترونیکی متدی برای ارسال پیام یا نامه ذخیره‌ شده در کامپیوتر یا دستگاه تلفن همراه از یک کاربر به یک یا چند کاربر دیگر و از طریق اینترنت است. ایمیل‌ را می‌ توان در هر زمانی و با یک اشاره انگشت فرستاد، به همین خاطر به عنوان یک روش ارتباطی موثر برای اهداف شخصی و حرفه ‌ای به حساب می ‌آید.

تاریخچه ایمیل

پست الکترونیک خیلی قبل ‌تر از اینکه اینترنتی به وجود بیاید، مورد استفاده قرار می ‌گرفته است. در اوایل ایمیل و در سال 1965، از یک برنامه کامپیوتری به نام MAILBOX برای به اشتراک گذاشتن نامه به شکل الکترونیکی استفاده می ‌شد. چندین کاربر از یک کامپیوتر برای ارسال و خواندن ایمیل استفاده می‌ کردند.

در سال 1969، آرپانت (آژانس پروژه‌ های تحقیقاتی پیشرفته شبکه) برای به اشتراک گذاشتن نامه الکترونیکی با استفاده از یک شبکه مشترک که کامپیوتر های متعددی را در بخش‌ های مختلف به هم متصل می ‌کرد، راه ‌اندازی شد.

بعدها در سال 1971، ری تاملینسون راهی برای ارسال پیام بین کاربران در هاست ‌های مختلف با استفاده از نماد @ شناسایی کرد. با این حال، این نوع ارسال پیام در یک سازمان و با استفاده از یک شبکه مشترک بود.

در یک برهه زمانی، سازمان ‌ها نیاز داشتند با افراد در یک شبکه متفاوت ارتباط برقرار کنند. نیاز به ارتباط بین یک سازمان و سازمان دیگر منجر به اختراع اینترنت شد.

برای ارسال یا دریافت ایمیل به چه چیزی نیاز دارید؟

برای ارسال ایمیل، تنها چیزی که نیاز است یک آدرس ایمیل معتبر، یک کامپیوتر یا دستگاه تلفن همراه، اتصال اینترنت و آدرس ایمیل مقصد است.

تصویری از محیط پست الکترونیکی گوگل (جیمیل):

تصویری از محیط پست الکترونیکی یاهو (ایمیل):

آدرس ایمیل چیست؟

آدرس ایمیل معمولا نام کاربر یا ترکیبی از اعداد و حروف است که برای شناسایی حساب ایمیل استفاده می ‌شود. یک آدرس ایمیل را می ‌توان تنها به یک کاربر اختصاص داد. هر آدرس ایمیل دارای 3 بخش است: بخش محلی ، نماد @ و دامنه.

به عنوان مثال، در آدرس ایمیل user@domain.com، عبارت user بخش محلی ایمیل و domain.com دامنه است.

انواع آدرس ایمیل

ایمیل ‌ها را می ‌توان برای مقاصد شخصی و تجاری استفاده کرد. آدرس ایمیل بر اساس نوع کاربرد متفاوت خواهد بود. آدرس‌ های ایمیل حرفه ‌ای در دو دسته مختلف قرار می ‌گیرند:

• آدرس ایمیل کاربری: این آدرس ایمیل یک کاربر یا عضو در سازمان شما است ، مثل: user@domainname.com
• آدرس ایمیل گروهی: این آدرس ایمیل بین چندین عضو سازمان به اشتراک گذاشته می ‌شود. به عنوان مثال، تیم بازاریابی یک سازمان ممکن است کاربران زیادی داشته باشد و ارسال ایمیل به تیم با ایجاد یک آدرس ایمیل گروهی مثل marketing@domainname.com امکان ‌پذیر است.

با ثبت نام در یک سایت ارائه ‌دهنده خدمات ایمیل که خدمات شخصی و حرفه ‌ای ارائه می ‌دهد، می ‌توان به راحتی یک حساب ایمیل ساخت. با این حال، برای راه ‌اندازی یک حساب ایمیل حرفه ‌ای برای سازمان تان، باید یک دامنه بخرید و سپس میزبانی ایمیل را برای آن دامنه فعال کنید.

ویرایش آنلاین عکس با 8 سایت برتر (اتوماتیک+ هوش مصنوعی)

میزبان ایمیل کیست؟

میزبان یا هاست ایمیل، شخص یا شرکتی است که حساب ایمیل سازمان تان را با دامنه سفارشی شما تنظیم می ‌کند. میزبان ایمیل کل حساب‌ های کاربری سازمان را با آدرس‌ های ایمیل سفارشی بر اساس نام دامنه شما ایجاد و مقررات و سیاست ایمیل سازمان را اتخاذ می‌ کند. نمونه ‌ای از میزبان ایمیل به این صورت است:

فرض کنید ربکا یک کسب و کار را اداره می ‌کند و دامنه سایتش Zylker.com است. او دامنه سازمانش را با Zoho Mail میزبانی و یک آدرس ایمیل سفارشی مثل rebecca@zylker.com ایجاد می ‌کند. در این مورد ربکا کاربر ادمین و Zoho Mail میزبان ایمیل سازمان او است.

ایمیل چه کاربردی دارد؟

کاربران شخصی برای به اشتراک گذاشتن پیام‌ ها با دوستان و خانواده‌ شان ایمیل ارسال می‌ کنند اما سازمان ‌ها ممکن است به دلایل مختلفی از ایمیل استفاده کنند. اعضای یک سازمان ایمیل‌ هایی را در بین اعضای تیم شان یا به مشتریان خود ارسال می ‌کنند تا مسائل مربوط به کار را به اشتراک بگذارند و در موردش صحبت کنند.

در حقیقت ایمیل‌ روشی سریع برای برقراری ارتباط مخصوصا برای اهداف تجاری است زیرا امکان برقراری ارتباط از یک شخص به چندین گیرنده در سراسر جهان را فراهم می‌ کند. اغلب، کسب و کار ها ایمیل‌ های انبوه را برای مشتریان شان ارسال می ‌کنند. برخی از ایمیل ‌های انبوه ارسال ‌شده توسط برخی از کسب و کار ها عبارتند از:

• ایمیل ‌های معرفی (Onboarding email): برای افراد یا سازمان‌ هایی که هنوز با سازمان یا محصول آشنایی ندارند، ارسال می ‌شود.
• خبرنامه ‌ای (Newsletters): ایمیل‌ های معمولی که به فهرستی از کاربرانی که مشترک یک محصول یا خدمات شده ‌اند، ارسال می ‌شود.
• ایمیل ‌های تبلیغاتی (Promotional emails): اغلب به مشتریان بالقوه یا مشتریان فعلی برای ارائه پیشنهادات شگفت‌انگیز ارسال می ‌شود.
• ایمیل ‌های تراکنشی (Transactional emails): این ایمیل ‌ها مربوط به خرید انجام ‌شده توسط کاربران و حاوی چیزهایی مثل فاکتور تراکنش‌ های انجام ‌شده هستند.

حتما در کنار این مطلب دانلود کنید: آموزش صفر تا صد ویندوز 11

اجزای یک ایمیل

یک ایمیل شامل اجزای زیر است:

• پاکت نامه: یک پاکت پیام که ابرداده ایمیل هم نامیده می ‌شود، حاوی جزئیات لازم برای ارتباط بین سرور فرستنده و سرور گیرنده است. این جز در واقع شامل آدرس ‌های ایمیل فرستنده و گیرنده است که بر اساس آن سرور ایمیل تصمیم می ‌گیرد که نامه را به کجا تحویل دهد.
• سرتیتر پیام: هدر یا سرتیتر ایمیل حاوی اطلاعات حیاتی درباره فرستنده و گیرندگان است. رایج‌ ترین اطلاعات موجود در هدر ایمیل در جدول زیر نشان داده شده است:

• متن پیام: محتوای واقعی ایمیل را می ‌توان در متن پیام مشاهده کرد. این بخش می ‌تواند شامل متن، تصویر یا فیلم باشد. بر اساس کلاینت ایمیل، محتوای موجود در متن ایمیل می‌ تواند متن ساده یا به صورت HTML(زبان نشانه ‌گذاری فرا متن) باشد. بر اساس قوانین و سیاست ‌های ایمیل، می ‌توان امضاها و سلب مسئولیت ‌های سازمان را در پایین صفحه اصلی ایمیل قرار داد.

آموزش لینکدین از صفر تا صد با 4 درس رایگان (و روش ثبت نام)

ایمیل چگونه کار می ‌کند؟

به عنوان یک کاربر نهایی، تنها چیزی که می ‌دانیم این است که یک فرد پیامی را می‌ نویسد، آدرس ایمیل گیرنده را در قسمت To وارد و سپس روی دکمه Send Mail کلیک می ‌کند. گیرنده می ‌تواند ورود ایمیل به صندوق ورودی ‌اش را ببیند. اما در کل ارسال ایمیل چندین مرحله دارد:

1-یک کاربر ایمیل را ارسال می‌ کند.

2- سرور SMTP خروجی، اعتبار فرستنده را تأیید می ‌کند.

3- سرورSMTP ، جزئیات دامنه را در آدرس ایمیل گیرنده بررسی می ‌کند.

4- سرور SMTP ایمیل را بر اساس رکورد MX موجود در سرور نام دامنه (DNS) گیرنده، به سرور گیرنده ارسال می ‌کند.

5- سرور گیرنده آدرس ایمیل را تأیید می‌ کند و نامه را تحویل می‌ دهد.

حالا که با اصول ایمیل و نحوه کار ایمیل آشنا شدید‌، می ‌توانید یک حساب ایمیل برای استفاده شخصی تان بسازید یا یک دامنه جدید برای کسب و کارتان بخرید و آدرس ‌های ایمیل تجاری بسازید.

حتما این ترفند رو بلد باشید: آموزش کاهش حجم هر ویدیویی تا 10 برابر بدون افت کیفی

انواع پست الکترونیکی (انواع ایمیل)

1-ایمیل‌ های خبرنامه ‌ای (Newsletter Emails)

خبرنامه‌ ها بسیار محبوب و پرطرفدار هستند و معمولا طبق یک روال منظم ارسال می‌ شوند. آن ها اغلب حاوی محتوای وبلاگ شرکت، رویداد هایی که قرار است در آینده رخ دهد و هر گونه اطلاعات جدیدی درباره شرکت شما هستند که می ‌تواند برای مشترکین ‌تان جالب باشد.

2- ایمیل‌ های پرورش مخاطب (Lead nurturing Emails)

این ایمیل‌ ها در تبدیل لید به مشتری نقش دارند. ایده کلی پرورش لید این است که مشترکین تان هنوز آماده خرید از شما نیستند. ابتدا باید اعتماد مشتری یا شرکت جلب شود. این اعتماد از طریق محتوای مفیدی که با این ایمیل ‌ها ارسال می ‌کنید، ایجاد می ‌شود.

از آن جایی که پرورش لید یک ایمیل یک بار مصرف نیست و یک سری از ایمیل‌هاست، شما می‌ توانید انواع مختلف ایمیل ‌هایی که می ‌توانید برای ایجاد آن رابطه ارسال کنید را امتحان کنید.

3- ایمیل‌ های تبلیغاتی (Promotional Emails)

ایمیل ‌های تبلیغاتی در بازاریابی ایمیلی بسیار کاربرد دارند. به همین دلیل بهتر است که به جای ارسال ایمیل‌ های قدیمی “تخفیف 15٪”، کار دیگری انجام بدهید. یکی از راه‌ های رسیدن به این هدف، برجسته کردن محصول یا خدمات پیشنهادی و افزودن محتوای ارزشمند درباره آنچه می ‌فروشید، است.

حتما دانلود کنید: آموزش صفر تا صد اینترنت با 10 درس رایگان

4- ایمیل ‌های رویداد های مهم (Milestone Emails)

چندین مرحله وجود دارد که مشتری در تعامل با هر برندی از آن ها عبور می ‌کند. بهتر است همراه با طی شدن چرخه عمر مشتری، نقاط عطف مثل سالگرد ها و تولد ها را برجسته کنید. ارسال ایمیل‌ های رویداد های مهم برای یادآوری و جشن گرفتن این لحظات ایده بسیار خوبی است.

5- ایمیل ‌های نظرسنجی (Survey emails)

فقط در صورتی در کارتان بهتر خواهید شد که بازخورد بگیرید. ایمیل نظرسنجی به شما این امکان را می ‌دهد تا درک بهتری نسبت به آن چیز هایی که دارید انجام می‌ دهید و آن چیزهایی که می ‌توانید بهترشان کنید، داشته باشید. همچنین می ‌تواند به شما کمک کند تا مشتریان تان را بهتر درک کنید و نسبت به آنچه که آن ها علاقه‌مندند از برندتان دریافت کنند، آگاه شوید.