آموزش نرم افزار ERP مزایا، معایب و نکات کاربردی

ERP مخفف”enterprise resource planning” به معنی برنامه ریزی منابع سازمانی و در واقع نرم افزاری است که امور مالی، زنجیره تامین، عملیات، بازرگانی، گزارش دهی، تولید و فعالیت های منابع انسانی یک شرکت را مدیریت می کند.

اکثر شرکت ها از یک سیستم مالی و عملیاتی استفاده می کنند، اما خیلی از نرم افزارهای مربوط به این حوزه نمی توانند از سطح فرایندهای تجاری روزمره و معمولی فراتر بروند یا به رشد کسب و کار در آینده کمکی کنند.

همزمان با رشد شرکتها، نیازهای آنها هم تغییر می کند و سیستم های مالی باید با این تغییرات همگام شوند. ما در این مطلب نرم افزار erpرا به طور کامل معرفی می کنیم و توضیح می دهیم که چرا انتخاب چنین نرم افزاری که مطابق با نیازهای کسب و کار شماست، انتخابی هوشمندانه به حساب می آید.

برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟

سیستم های ERP در گذشته مجموعه های یکپارچه ای بودند که به طور مستقل و جداگانه کار می کردند و با سایر سیستم ها در ارتباط نبودند. هر سیستمی به کدهای پرخرج، پیچیده و سفارشی شده نیاز داشت تا نیازهای تجاری خاص را برآورده کند. همین مساله باعث می شد استفاده از فناوری جدید در این سیستم ها یا ارتقای آنها باعث کند شدن فرایند شود یا حتی جلوی آن را بگیرد.

چیزی که نرم افزار ERP را از بقیه برنامه ها متمایز می کند این است که ERP می تواند همه این فرایندهای مختلف را در یک سیستم سیال کنار هم بیاورد. این یکپارچگی نه تنها امکان اتصال داده در سیستم ERP را برای شما فراهم می کند، بلکه موقع استفاده از ابزارهای بهره وری، تجارت الکترونیک و حتی روشهای تعامل بهتر با مشتری هم به شما کمک می کند تا بتوانید همه داده هایتان را یکجا داشته باشید. به این ترتیب می توانید نسبت به بهینه سازی فرآیندهای خود در کل تجارتتان بینش و آگاهی بیشتری پیدا کنید.

از این گذشته، روش جدید ERP گزینه های استقرار انعطاف پذیر، افزایش امنیت و حریم خصوصی، پایداری و سفارشی سازی با کد پایین را فراهم می آورد. اما مهمتر از همه تدام و انعطاف پذیری ایجاد شده در کسب و کار شما توسط ERP است که به شما کمک می کند سریعتر از همیشه نوآوری کنید و در عین حال کسب و کارتان را برای آینده هم آماده کنید.

چرا استفاده از ERP برای کسب و کار شما حیاتی است؟

با اینکه به طور کلی هیچ نرم افزاری وجود ندارد که جوابگوی تمام فرایندهای تجاری باشد؛ اما فناوری ERP روز به روز در کنار هم قرار دادن فرایندها بهتر و بهتر می شود. وقتی فرایندها، سیستم ها و داده های شما به هم متصل شدند، هوش، شتاب و سازگاری لازم برای شروع بهینه سازی عملیات را دریافت می کنید.

ERP از طریق این 3 راه برای به بهبود کسب و کار شما کمک می کند:

1- به ارمغان آوردن عملکرد بهینه برای شما: ERP با روشهای هوش مصنوعی (AI) ترکیب شده و می تواند بینش و آگاهی شما را بالا برده، به شما در تصمیم گیری های سخت کمک کند و روشهایی برای بهبود عملکرد عملیاتی در آینده به شما نشان بدهد.

2- سرعت بخشیدن به تاثیر عملیاتی: با اتصال فرآیندها و داده ها، دید و انعطاف پذیری بیشتری برای کارمندانتان به ارمغان می آورید و به آنها کمک می کنید سریعا اقدام کنند و ارزش بیشتری به کسب و کار شما بدهند.

3- اطمینان از چابکی کسب و کار: بسیاری از روشهای به کار گرفته شده در ERP برای انطباق با نیازهای شما و رشد کسب و کارتان ساخته شده اند و به شما کمک می کنند تا به طور فعال برای هر گونه اختلال عملیاتی یا تغییر بازار آماده باشید و به راحتی به آنها واکنش نشان بدهید.

چه کسب و کارهایی از نرم افزار ERP سود می برند؟

ERP یا همان برنامه ریزی منابع سازمانی عملکردهای اصلی را در کل سازمان شما در بر می گیرد و موانع بین دفتر اصلی و چیزی که بیرون از آن رخ می دهد را از میان برمیدارد. برخی از عملکردهای کلیدی کسب و کار عبارتند از:

بازرگانی و تجارت

در حال حاضر خرده فروشها با چالشها و مشکلات زیادی روبرو هستند. یک سیستم ERP می تواند راه حل کامل و همه جانبه ای به آنها ارائه بدهد تا بتوانند تجارب پشتیبانی، درون فروشگاهی و دیجیتالی را یکپارچه کنند. علاوه بر این، مشتریان با استفاده از توصیه های هوش مصنوعی، خریدی شخصی‌ تر و یکپارچه تری را تجربه می کنند و در عین حال فروشندگان هم با افزایش بهره وری کارکنانشان به رشد کسب و کار خودشان کمک می کنند.

امور مالی

ERP مدرن به شما کمک می کند تا همزمان با رعایت قوانین، سودآوری خودتان را افزایش بدهید. داشبوردها و بینش هایی مبتنی بر هوش مصنوعی، یک نمای کلی از امور مالی شرکت به شما می دهند و کمک می کنند تا در هر زمان و هر مکانی فورا به این اطلاعات دسترسی پیدا کنید. علاوه بر این، ERP به شما کمک می کند تا با خودکار کردن کارهای روزمره، دیگر نیازی به وارد کردن اطلاعات به صورت دستی نباشد و ضمنا توانایی ردیابی این کارها را هم در بر می گیرد که باعث می شود امور شرکت شما با قوانین مطابقت داشته باشد.

منابع انسانی

روشهای مدرن و جدید راههای تازه ای برای مدیریت داده های شرکت و ساده کردن وظایف مربوط به مدیریت کارکنان مثل حقوق و دستمزد، استخدام و سایر وظایف ارائه می کنند. به این ترتیب شما بهتر می توانید اموری مثل حفظ، استخدام و توانمندسازی را انجام بدهید و در عین حال عملکرد کارکنان را ردیابی کرده و مشکلات منابع انسانی را قبل از وقوع آنها شناسایی می‌کنید.

ساخت

ERP عملکرد ارتباطات تجاری را بهبود می بخشد، فرایندهای روزانه را اوتوماسیون و خودکار می کند و به تولید کنندگان توانایی برآوردن نیازهای مشتری و مدیریت منابع از طریق دسترسی سریع به داده ها ارائه می کند. علاوه بر این، ERP مدیریت پروژه و هزینه و همچنین برنامه ریزی تولید را بهینه می کند.

زنجیره تامین

اگر شرکت شما هنوز هم اطلاعات را به صورت دستی وارد می کند و از این روش برای ردیابی موجودی انبار استفاده می کند، به راحتی می توانید با خودکارسازی این فرآیندها با ERP در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنید. علاوه بر این روشهای جدید، داشبورد، هوش تجاری و حتی فناوری اینترنت اشیا (IoT) را هم در اختیار شما می گذارد و به شما کمک می کند تا روی مدیریت موجودی شرکتتان کنترل کاملی داشته باشید.

سه نشانه که می گوید شما به ERP نیاز دارید

اگر در حال خواندن این مطلب هستید یعنی احتمالا در حال حاضر با یک سیستم قدیمی دست و پنجه نرم می کنید و دنبال روش نوین و جدیدی هستید. ولی ممکن است همچنان دو به شک باشید که آیا به سیستم ERP نیاز دارید یا نه. خب، این سه نشانه به شما اطمینان قطعی می دهند که باید از ERP استفاده کنید:

1- اصول اولیه به شما اجازه رشد نمی دهند: ممکن است اصول اولیه را به خوبی رعایت کرده باشید، اما نرم افزار فعلی مورد استفاده تان در زمینه گسترش بازار و توانایی های شما محدودیتهایی ایجاد می کنند. پس بهتر است که از ERP استفاده کنید تا این محدودیتها را از میان بردارید.

2- با سیستم های متفاوتی سر و کار دارید: گاهی اوقات با تغییر فناوری متوجه می شوید که سیستم های مختلف شما با هم خوب کار نمی کنند. مثلا ممکن است نرم افزار حسابداری جدیدتان با ا سیستم منابع انسانی قدیمی شما سازگار نباشد و از اتلاف وقت و منابع در تلاش برای پیدا کردن راه حل خسته شده باشید.

3- نمی توانید انتظارات مشتری را برآورده کنید: اگر سیستم شرکت با کارکنان و مشتریها سازگار نیست، وقتش رسیده روی چیزی سرمایه گذاری کنید که نیازهای شما و مشتریان را برآورده می کند. اگر نتوانید انتظارات مشتری را برآورده کنید یا نخواهید به فکر یک سیستم جدید باشید، از رقابت در بازار عقب می افتید.

نکته: اگر خودتان یا کارکنانتان موافق راه اندازی یک سیستم جدید هستید اما در برابر استفاده از ERP مقاومت وجود دارد، بهتر است از نسخه آزمایشی آن استفاده کنید و ویژگی های آن را به بقیه نشان بدهید. با این کار، وقتی همه احساس کنند که در فرایند مشارکت دارند، اجرای آن راحتتر می شود.

چرا برخی از کسب و کارها از اجرای ERP می ترسند؟

با وجود این همه مزایا، هنوز هم برخی شرکتها از پیاده سازی ERP احساس نگرانی می کنند. دلایل زیادی برای این اتفاق وجود دارد؛ اما همه آنها راه حل دارند. بیایید با هم ترسها و نگرانی هایی که در این زمینه وجود دارد را بررسی کنیم:

نگرانی: چطور بفهمیم اجرای ERP راه حل مناسبی برای ماست؟

دیگر لازم نیست دنبال نرم افزاری باشید که همه مشکلات را رفع کند، چون ERP می تواند بهترین فرایندهای تجاری که در حال حاضر استفاده می کنید را تحت یک سیستم جمع کند و اطلاعات یکسانی در اختیار تمام افراد سازمان شما قرار می دهد. درست به همین دلیل است که انتخاب ERP به عنوان یک فناوری جدید، انتخاب هوشمندانه ای خواهد بود.

نگرانی: ما نمی توانیم هزینه یک بازنگری کلی با ERP را بپردازیم

راه حل انتخابی شما نباید یک پیشنهاد اجرایی همه یا هیچ باشد، بلکه بسته به نیازهای کسب و کارتان می توانید ماژول های نرم افزار مورد نیازتان را به طور جداگانه بخرید. این کار به تیم شما کمک می کند تا کار پیاده سازی ERP را راحتتر انجام بدهند. به این ترتیب بدون نیاز به راه اندازی یک سیستم بزرگ به همراه عملکردهایی که نمی دانید بدردتان می خورند یا نه، می توانید از قسمت های مفید ERP که کارایی سازمان شما را افزایش می دهند استفاده کنید.

نگرانی: نمی خواهیم سیستم هایی که الان در اختیار داریم را از دست بدهیم

همانطور که قبلا هم اشاره کردیم، ERP می تواند با سیستم های فعلی شما کار کند و نیازی نیست نگران این مساله باشید. علاوه بر این، ERP ویژگی های اضافه ای هم در اختیارتان می گذارد که به رشد و توسعه شرکت شما در آینده کمک می کند. به عنوان مثال، اگر نرم افزاری دارید که اکثر جنبه های مالی، زنجیره تأمین و تولید در کسب و کارتان را مدیریت می کند، می توانید از ERP به عنوان برنامه ای که مولفه هوش تجاری قوی را برایتان به ارمغان می آورد استفاده کنید.

نرم افزار راه دور: آموزش Anydesk از صفر تا صد با 5 درس رایگان

6 مورد از معایب سیستم های ERP

برخلاف تمام مزایایی که ERP به ارمغان می آورد، مشاغلی که از این سیستم استفاده می کند را هم با چالشها و مشکلاتی روبرو می کند. البته با آماده سازی و انتخاب شریک تامین کننده مناسب می توان از بسیاری از این موارد اجتناب کرد. در ادامه به برخی از این مشکلات اشاره می کنیم:

1- هزینه سیستم: از آنجایی که خرید، پیاده سازی و نگهداری سیستم های ERP اولیه گران بود، فقط شرکتهای بزرگ می توانستند از این سیستم ها استفاده کنند. اما بعد از گذشت دو دهه این مساله کمرنگتر شد. با اینکه سیستم های ERP فعلی هنوز هم به صرف زمان و سرمایه گذاری مالی زیادی نیاز دارند، اما به لطف وجود سیستم های SaaS، نرم افزارهای ERP مقرون به صرفه تری هم وارد بازار می شوند که مشاغل و کسب و کارهای کوچک می توانند با صرف هزینه های کمتر از آنها استفاده کنند. به عنوان مثال، سازمانها می توانند بعد از گذشت یک و یا سه سال، از ابزارهای محاسبه پس اندازهای تخمینی استفاده کنند تا بفهمند چه زمانی بازده از هزینه ها بیشتر می شود.

2- نیاز به آموزش: درست مثل هر فناوری جدید دیگری، ERP هم منحنی یادگیری مخصوص خودش را دارد. بنابراین هر کسی که از این نرم افزار استفاده می کند (که در بهترین حالت اکثر یا همه کارکنان شما هستند) به آموزش قبلی برای استفاده از این نرم افزار نیاز دارند. با اینکه ممکن است در ابتدا زیاد از این موضوع استقبال نشود، اما وقتی کارکنان متوجه شوند که این فناوری چقدر به آنها کمک می کند، مقاومتشان از بین می رود. سیستم های جدیدتر که به روز رسانی های مکرری دریافت می کنند بصری تر و کاربرپسندتر هستند. بنابراین نیاز به آموزش کمتری هم دارند و کاربر زودتر آنها را می پذیرد و یاد می گیرد.

3- هزینه های تبدیل داده: وقتی سیستم قبلی تان را به ERP ارتقا می دهید، لازم است برخی از داده ها را به فرمتی تبدیل کنید که با پلتفرم جدید سازگار باشد. این کار باعث ایجاد هزینه ها و تاخیرهای غیرمنتظره شود. بنابراین اول باید پایگاه داده هایتان را بررسی و با تیم فناوری اطلاعاتتان همکاری کنید تا بتوانید مشکلات احتمالی سازگاری داده ها را خیلی زود شناسایی کنید. سپس می توانید کار پیاده سازی ERP را شروع کنید.

4- پیچیدگی: سیستم ERP مملو از ویژگی هایی است که پیچیدگی آنها می تواند نگران کننده باشد. اما خوشبختانه نرم افزارهای امروزی خیلی ساده تر از سیستم های قدیمی هستند و تجربه کاربری راحتتری را ارائه می کنند. علاوه بر این، کارکنان فقط به ماژول ها و داشبوردهای مورد نیاز برای شغل خود نیاز دارند و لازم نیست کل سیستم را یاد بگیرند. با آموزش کامل می توان نگرانی ها در خصوص پیچیده بودن سیستم ERP را برطرف کرد.

5- تعمیر و نگهداری: در گذشته، تعمیر و نگهداری سیستم های ERP به هزینه زیادی نیاز داشت و همین مساله باعث می شد کسب و کارهای کم درآمد نتوانند از مزایای این نرم افزار بهره مند شوند. در چنین شرایطی، شرکت نه تنها به به کارکنان فناوری اطلاعات برای رسیدگی به پچ ها، امنیت و ارتقای سیستم مورد نیاز نیاز داشت، بلکه اغلب اوقات مجبور بود به فروشنده یا ارائه‌ دهنده خدمات به خاطر تخصص در حوزه تعمیر و نگهداری، پول بپردازد.

این نگرانی در خصوص سیستم های SaaS کمتر است، چون خود ارائه دهنده برنامه تمام کارهای مربوط به تعمیر و نگهداری سیستم را انجام می دهد و به طور منظم همه مشتریان را به آخرین نسخه نرم افزار منتقل می کند. همه این قابلیتها در نسخه پولی و اشتراکی نرم افزار قابل دریافت است. شرکت هایی که نگران تعمیر و نگهداری ERP هستند می توانند از سیستم های SaaS استفاده کنند.

6- عدم حل مشکلات مربوط به فرایند و خط مشی: اگر فرایندهای ناکارآمد یا مستعد خطا دارید، ERP لزوماً آنها را برطرف نمی کند، حتی اگر دقت را افزایش بدهید. با این حال، ERP می تواند مشکلات عملیات شما را آشکار کند و به شما کمک کند تا روشهای بهتری برای کسب و کارتان پیدا کنید. همین مساله درباره سیاست هایی که سازمان را عقب نگه می دارد هم صدق می کند. این به خود شما بستگی دارد که چه سیاست هایی تنظیم کنید و سپس از ERP برای پشتیبانی از این سیاست ها استفاده نمایید.

حتما بخوانید: روش ساخت پاورپوینت چارت سازمانی (و نکات کاربردی)

ویدیوهای آموزشی

در ادامه: ۳۰ ترفند کاربردی برای ارائه بدون دردسر