نرم افزار MRP چیست؟ مزایا، معایب و آموزش کامل به زبان ساده

با اینکه این روزها محبوبیت سیستم های MRP بین شرکت های بزرگ و کوچک محبوبیت روز به روز بیشتر و بیشتر می شود؛ اما هر تولید کننده ای باید قبل از تصمیم گیری درباره پیاده سازی یک نرم افزار جدید، کاملا با معایب و مزایای آن آشنا باشد. جدای از مزایا و معایب کلی، سیستم های MRP جنبه های متفاوتی هم دارند که می توانند تفاوت های بزرگی ایجاد کنند.

سیستم MRP چیست؟

MRP مخفف Material Requirements Planning به معنای “برنامه ریزی نیازمندی به مواد” است که با نام Manufacturing Resource Planning به معنای “برنامه ریزی منابع تولید” (MRP II) هم شناخته می شود. این سیستم نوعی برنامه ریزی موجودی و تولید به کمک نرم افزار است که بیشتر از 30 سال قدمت دارد.

سیستم MRP در اصل برای استاندارد سازی و خودکارسازی وظایف دفتری مثل ورود داده ها و ارتباطات بین بخشی طراحی شده است. این سیستم داده ها را از سراسر مجموعه کسب و کار شما جمع آوری و همه چیز را به هم وصل می کند تا هر بخش از شرکت اطلاعات به‌ روز مربوط به کار خودش را داشته باشد و به اصطلاح یک منبع واحد حقیقت (SST) ارائه می دهد.

مسئولین موجودی کالا باید نیازهای موجودی و میزان آن را بدانند. برنامه ریزان تولید باید بدانند که چه مقدار تولید کنند و چه زمانی منابع و موجودی ها در دسترس هستند. بخش حسابداری هم باید جریان نقدی و هزینه ها را زیر نظر داشته باشد و غیره.

اگر همه این موارد طبق چیزی که گفته شد کارشان را پیش ببرند همه چیز عالی خواهد بود؛ اما اگر قصد دارید نرم افزار MRP را در کسب و کارتان پیاده کنید، باید تصویر واضحی از تمام مزایا و معایب این نوع سیستم داشته باشید. با اینکه ممکن است صورت کلی مزایا و معایب سیستم های این چنینی شبیه به هم باشد، اما مطمئنا تفاوت هایی هم در این میان وجود دارد. ما در این مطلب قرار است مزایا و معایب سیستم MRP را بررسی کنیم.

مزایای سیستم های MRP

1- اجرای صحیح سیستم منجر به حصول نتایج مطلوب می شود

درست مثل نگاه هر رویکرد روش شناختی دیگری به مدیریت، مزیت کلیدی MRP هم در این است که شما با اعمال نظم و انضباط ثابت می توانید مزایایی که به دنبالش هستید را به دست آورید و مطمئنا سیستم MRP در مقایسه با اعمال تصادفی یا تلاش خودتان به تنهایی، نتایج بسیار بهتری به شما می دهد. با این حال برای رسیدن به چنین نتایجی، گذشت زمان و صبر لازم است.

2- بهبود ارتباطات داخلی

سیستم های MRP/ERP به عنوان یک زیرساخت ارتباطی تجاری عمل می کنند و همه بخش های کسب و کار را در یک زمینه اطلاعاتی یکسانی قرار می دهند. به عنوان مثال وقتی فروشی صورت می گیرد، سیستم از داده های موجود برای تخمین دقیق زمان تحویل و هزینه سفارش استفاده می کند. سپس سفارش مشتری فورا به یک سفارش تولید تبدیل می شود. در عین حال، سیستم برنامه تولید را هم به روز می کند و زمان بهینه برای شروع تولید را پیدا می کند تا CO به موقع تکمیل شود.

کارمندان بخش موجودی می دانند چه موقع و کجا به مواد نیاز دارند و این مواد و موجودی چه زمانی در اقلام تولید مصرف می شوند؛ بنابراین این موضوع فورا در بخش میزان موجودی نرم افزار وارد می شود. برخی از سیستم ها (سیستم های موجودی دائمی) هم می توانند در صورت ورود داده های مناسب به طور مداوم ترازنامه های شرکت را به روز کنند و همین مساله باعث راحتتر شدن کار حسابداران می شود. تمام این داده های جمع آوری شده (و تبدیل شده به آمار مفید) کمک بزرگی به تصمیم گیری های بزرگ تجاری می کند.

3- برنامه ریزی بهتر برای مواد

ثبت تمام حرکات و موجودی های شما و متصل کردن CO، PO، و MO با داده های موجودی به نرم افزار امکان می دهد تا میزان مواد و موجودی مورد نیاز شما را به شکل دقیقتری برآورد کند. علاوه بر این، با کمک قابلیت های موجودی ایمن و نقطه سفارش مجدد، می توانید از انباشته شدن بیش از حد موجودی در انبار جلوگیری کنید و به این ترتیب موجودی در انبار را به حداقل برسانید. با مشاهده تاریخ ورود و خروج موجودی ها در سیستم نیز می توانید روند موجودی را شناسایی کنید و پیش بینی بهتری برای تقاضا داشته باشید.

4- قابلیت ردیابی در زنجیره تامین

ردیابی موجودی و تولید به کمک این نرم افزار هم یکی دیگر از مزایای آن است که قابلیت ردیابی را به شدت بالا می برد. وقتی رویدادهای مختلف در زنجیره تامین دنباله ای از خود به جا می گذارند، این امکان برای شما به وجود می آید تا بتوانید ناسازگاری های پیش آمده و علت اصلی آنها را ردیابی کنید. همچنین می توانید به راحتی بازخوردهای منفی محصول را سازماندهی کنید و دلایل عدم انطباق محصول را برطرف نمایید. این امر به خصوص در صنایعی که مقررات سختگیرانه ای دارند مثل صنایع مواد غذایی، دارویی، خودروسازی و غیره بسیار مهم است؛ اما به طور کلی و صرف نظر از اینکه شرکت شما چه چیزی تولید می کند، قابلیت ردیابی در زنجیره تامین برایتان بسیار مفید خواهد بود.

5- بهینه سازی منابع

داشتن داده های به روز و در دسترس که هر زمان که مورد نیازتان باشند بتوانید به آنها دسترسی پیدا کنید، این فرصت را به شما می دهد که هزینه ها، میزان موجودی، کارکنان و غیره را بهینه کنید و شرکت منعطف تر و کارآمدتری داشته باشید. بسیاری از روشهای کنترل موجودی به طور کامل از طریق سیستم‌های MRP کار می کنند. در واقع مقدار داده های در دسترس محاسبات دقیق تری را برای MOQ، EOQ، سهام ایمنی، تجزیه و تحلیل ABC و غیره را به ارمغان می آورد.

برنامه ریزی تولید کارآمد ارائه شده توسط یک سیستم MRP، اطلاعاتی درباره موجودی و کارکنان مورد نیاز به شما می دهد و بینشی در خصوص اینکه آیا میزان موجودی و کارکنان مورد استفاده است و یا ظرفیت تولیدتان کم است یا نه در اختیار شما می گذارد. علاوه بر این، ماژول حسابداری یکپارچه ارائه شده توسط این نرم افزار ه شما امکان می دهد سلامت مالی شرکت را زیر نظر داشته باشید و خیلی زود متوجه کاهش و اتمام تدریجی وجه نقد شرکت بشوید.

6- حذف کارهای دفتری

سیستم MRP باعث خودکار شد بسیاری از وظایف اداری مربوط به ورود و ارتباط داده ها می شود. به عنوان مثال، برای حذف فرایند استفاده از قلم و کاغذ می توان ابزارهایی مثل اسکنر بارکد را با نرم افزار MRP همراه کرد. به این ترتیب برنامه ریزی ظرفیت و زمان بندی تولید به طور خودکار در سیستم انجام می شود و در وقت صرف شده مدیران تولید صرفه جویی می شود و کارایی شرکت بالاتر می رود. علاوه بر این، ورود خودکار داده ها و محاسبات از بروز خطاهای انسانی هم جلوگیری می کند و با به اشتراک گذاشتن خودکار اطلاعات، مانع از ارتباط نادرست بین بخش ها، با تامین کنندگان یا مشتریان می شود.

7- روابط بهتر با مشتری

مساله مهم برای مشتریان این است که سفارششان را طبق وعده داده شده یعنی در بازه زمانی مقرر و با مقدار و قیمتی که توافق شده دریافت کنند. اگر بخواهید این کار را خودتان به تنهایی انجام بدهید، برایتان سخت و پیچیده خواهد بود. یک سیستم MRP می تواند به طور خودکار این اعداد را بر اساس میزان موجودی فعلی، زمان عرضه و ظرفیت تولید موجود محاسبه کند و زمان تحویل دقیق سفارش را به یک قانون تبدیل کند و هیچ استثنایی در این زمینه قائل نشود. حتی وقتی در فرایند تولیدتان موانع غیر منتظره ای ظاهر می شوند می توانید بلافاصله مشتریان خود را در مورد تاخیر در زمان تحویل سفارش مطلع کنید تا بتوانند اقدامات لازم مربوط به کسب و کارشان را به موقع انجام بدهند.

8- افزایش مقیاس پذیری

برخلاف روشهای کاغذی یا صفحات گسترده، سیستم‌های MRP می توانند به راحتی باعث مقیاس پذیری کسب و کار شما بشوند و انعطاف پذیری مورد نیاز در محیط تجاری پر سرعت امروز را برای شما فراهم کنند. مدیریت صدها صورتحساب مواد (BOM) و هزاران واحد انبارداری با وجود انبوهی از تامین کنندگان، مشتریان و کارکنان واقعا کار بزرگ و سختی است. اما شما می توانید با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع تولید مناسب کسب و کارتان را در صورت نیاز به راحتی مقیاس بندی کنید.

معایب سیستم های MRP

سیستم های MRP در کنار مزایایی که دارند با معایبی هم همراه هستند. البته برنامه ریزی مناسب فرآیند اجرا می توان این معایب را کاهش داد.

1- پیاده سازی نرم افزار هزینه تراش است

فقط خرید اشتراک نرم افزار MRP نیست که شرکت باید به فکر آن باشد، بلکه پیاده سازی این نرم افزار هم جزو مواردیست که هزینه در پی دارد، به خصوص زمانی که پروژه پیاده ‌سازی را در داخل شرکت انجام می دهید. قبل از اجرای نرم افزار هم زمان زیادی باید صرف بررسی روشها و برنامه های مختلف شود. اگر بخواهید مشاور پیاده سازی نرم افزار استخدام کنید، باید در نظر داشته باشید که دستمزد آنها اغلب بیشتر از مبلغی است که برای خود نرم افزار می پردازید.

2- نیازهای کسب و کار باید به وضوح تعریف شوند

موقع انتخاب یک نرم افزار، اول باید نیازهای تجاری که قرار است نرم افزار آنها را برآورده کند تعیین شوند. در غیر این صورت، خطر انتخاب محصول نامناسب برای شرکت وجود دارد و ممکن است که به مزایا و اهدافی که توقع دارید نرسید و پیاده سازی پیچیده این نرم افزار فقط باعث خالی شدن جیبتان شود. سیستم MRP انتخابی باید تمام عملکردهای مورد نیاز شما را انجام بدهد، هزینه آن برای کسب و کار شما مناسب باشد و کارکنان شما مهارت استفاده از آن را داشته باشند یا به راحتی آن را یاد بگیرند.

3- همه باید از آن استفاده کنند

پیاده سازی نرم افزاری که روی کل کسب و کار شما تاثیر می گذارد، نمی تواند بدون حمایت روسای بخش و کارگران و کارمندان انجام شود. برای این منظور، شرکت باید فرایندهایش را بر اساس نرم افزار تغییر بدهد و همین می تواند بین کارکنانی که به تغییر رویه کارشان تمایلی ندارند و بقیه اختلاف زیادی ایجاد کند. با استدلال های منطقی و ارتباط موثر، می توان همه را به این نتیجه رساند که چگونه نرم افزار MRP می تواند برای کارکنان و شرکت سودمند باشد.

4- خطر غیر صحیح بودن داده ها

شاید شنیده باشید که یکی از خطرات اصلی یک سیستم MRP این است که داده‌هایی که باید در سیستم قرار دهید باید یکدست و دقیق باشند وگرنه نتایج بدست آمده ضعیف یا حتی مضر خواهند بود. با این حال این نقطه ضعف فقط مختص سیستم های MRP/ERP نیست. حتی اگر کسب و کارتان را روی کاغذ هم مدیریت کنید باز هم خطر اشتباه و خطا وجود دارد. در واقع در یک سیستم MRP، ردیابی خطای ورود داده بسیار آسانتر از وقتی است که از سیستم کاغذی استفاده می کنید. علاوه بر این، در سیستم MRP رفع خطا به طور خودکار روی نواحی دیگر هم منعکس می شود و به این ترتیب اصطلاحات سریعتر و کم دردسرتر رخ می دهند.

آموزشی نیست که در سایت نداشته باشیم: اینجا کلیک کنید و جستجو نمایید

جنبه های مهمی که باعث تفاوت ارائه دهندگان نرم افزارها می شود

هر روز نرم افزارهای جدیدی از سمت ارائه دهنده های مختلف روانه بازار می شود و گزینه های انتخاب گسترده ای مقابل شما قرار می گیرد. اگر معیارهای مشخصی برای نرم افزار داشته باشید، این تنوع موجود در بازار برایتان خوب است، اما هر چه نیازهای شما مبهم تر باشند، پیدا کردن یک نرم افزار مناسب برایتان سخت تر خواهد شد.

نکات زیر جنبه هایی هستند که هر شرکتی قبل از انتخاب یک نرم افزار MRP باید در نظر بگیرد:

1-قیمت: قیمت یک سیستم MRP متغیر است. شرکت ها قبل از انتخاب نرم افزار MRP باید هزینه خرید آن و همینطور پیاده سازی برنامه و یا نیاز به متخصص در مواقع مورد نیاز را هم در نظر بگیرند.

2- محدوده عملکرد: خیلی از سیستم های MRP به عنوان یک نرم افزار حسابداری پیشرفته توسعه یافته اند و حسابداری محور هستند. ممکن است کارکرد مربوط به تولید در خیلی از نرم افزارهای MRP موجود در بازار زیاد مورد توجه قرار نگرفته باشد. برای همین تولید کنندگان باید نرم افزاری را انتخاب کنند که به طور خاص برای صنعت تولید ساخته شده باشد.

3- سهولت استفاده: سیستم های MRP و مخصوصا نرم افزارهای قدیمی به پیچیدگی و سختی مشهورند و کار با آنها راحت نیست. یکی از دغدغه های اصلی برای شرکتی که در لیست کارکنانش افراد ماهر در زمینه فناوری اطلاعات وجود ندارد انتخاب نرم افزاری است که کارکنان از مدیریت گرفته تا حسابداری و کارگران به راحتی بتوانند از آن استفاده کنند.

یک برنامه مشابه: آموزش نرم افزار synchro و نکات شروع و استفاده

3 ویدیوی کاربردی

کاربردی: دانلود مهارت های اداری کار با رایانه فقط با 15 جلسه 

جمع بندی

• به طور کلی سیستم MRP برای استاندارد سازی و خودکارسازی کارهای دفتری مثل ورود داده ها و ارتباطات بین بخشی طراحی شده است.
• با وجود اینکه استفاده از سیستم های مدرن MRP برای شرکت های تولیدی رشد گرا به یک مساله ضروری تبدیل شده، اما شناخت مزایا و معایب کلی این نوع نرم افزارها و همچنین مزایا و معایب تک تک ارائه دهندگان آن بسیار مهم است.
• از جمله مزایای سیستم های MRP می توان به بهبود ارتباطات داخلی، برنامه ریزی بهتر مواد و موجودی، قابلیت ردیابی در زنجیره تامین، بهینه سازی منابع، حذف وظایف اداری، روابط بهتر با مشتری، و افزایش مقیاس پذیری اشاره کرد.
• به طور کلی می توان با اعمال نظم و انضباط ثابت، یعنی با پیاده سازی صحیح نرم افزار و بررسی فرآیندهای داخلی شرکت، به این مزایا دست پیدا کرد.
• معایب احتمالی سیستم های MRP نیز شامل هزینه بر بودن فرایند پیاده سازی نرم افزار، نیاز به تعریف درست نیازهای کسب و کار قبل از اجرا و نیاز به همراهی و پذیرش همه کارکنان می شود.
• یکی از اشکالهای رایج سیستم MRP این است که ورودی داده ها باید سازگار و دقیق باشند تا سیستم نتیجه بدهد، اما خطا و اشتباه در هر روشی از جمله روشهای کاغذی هم ممکن است رخ بدهد.
• جنبه های مهمی که سازندگان باید قبل از انتخاب سیستم MRP خود در نظر بگیرند نیز عبارتند از: قیمت نرم افزار، دامنه عملکردی که ارائه می دهد و سهولت استفاده از آن. هر ارائه دهنده ای ویژگی های مخصوص به خودش را دارد و شرکتها باید موقع انتخاب نرم افزار به این موارد توجه کنند.