رفرنس دهی با اندنوت در ورد+ انتقال رفرنس از ورد به اندنوت

در دروس قبل هم توضیح دادیم که اندنوت با نرم‌افزارهای Microsoft Word و Open Office Writer هماهنگ می‌شود تا ارجاعات را به اسناد وارد کند. EndNote ارجاعات و فهرست منابع را به سبک انتخاب‌شده قالب‌بندی می‌کند. این سبک‌ها می‌توانند شامل پانویس و شماره‌گذاری باشند.

تنظیم سبک

• در Word، برگه EndNote را انتخاب کنید.
• از منوی کشویی Style سبک مورد نظر خود را از فهرست انتخاب کنید یا گزینه Select Another Style... (مثلاً Author-Date)  را انتخاب کنید.

وارد کردن ارجاعات

روش‌های مختلفی برای وارد کردن ارجاعات به اسناد وجود دارد. گزینه Insert Citation در نوار ابزار ورد می‌تواند برای یافتن ارجاع یا وارد کردن یک ارجاع انتخاب‌شده استفاده شود. شما همچنین می‌توانید ارجاعات را مستقیماً از EndNote وارد کنید یا آنها را از EndNote به Word کپی و جای‌گذاری کنید.

در ادامه یکی از روش های وارد کردن منابع را به ورد بررسی می کنیم:

1. سند Word خود را باز کنید. در متنی که می‌خواهید ارجاع را قرار دهید کلیک کنید.
2. از برگه EndNote روی گزینه Go to EndNote کلیک کنید (تصویر بالا).
3. مرجع(های) مورد نظر خود را که می‌خواهید در سند قرار دهید انتخاب کنید. برای انتخاب بیش از یک مرجع، کلید کنترل و ماوس را هم‌زمان استفاده کنید.

4. روی دکمه Insert Citation در نوار ابزار کلیک کنید (میان‌بر صفحه کلید: Alt-2)

5. به‌عنوان مثال، در سبک APA 6th، ارجاعات قالب‌بندی‌شده به این شکل ظاهر می‌شوند: (Wu, Chan, & Ma, 2005). ارجاعات قالب‌بندی‌نشده دارای کروشه و شماره رکورد هستند:  {wu,2005 #34}برای قالب‌بندی این ارجاعات، روی Update Citations and Bibliography کلیک کنید. همچنین اگر بعد از وارد کردن ارجاع در Word، مرجع را در EndNote ویرایش کردید، این کار را انجام دهید تا ویرایش‌ها در سند نمایش داده شوند. برای حذف قالب‌بندی ارجاعات، روی Convert Citations and Bibliography کلیک کنید و گزینه Convert to Unformatted Citations را انتخاب کنید. این ممکن است برای بررسی انتخاب صحیح منابع از کتابخانه EndNote شما انجام شود.

EndNote در پایان سند، یک فهرست منابع در سبک انتخاب‌شده ایجاد خواهد کرد.

ویرایش ارجاعات و فهرست منابع

ویرایش ارجاعات در سند

امکان ویرایش ارجاعات با تایپ کردن روی ارجاع وجود ندارد زیرا با هر بار قالب‌بندی مجدد فهرست منابع توسط EndNote، این ویرایش‌ها از بین می‌روند.

ارجاعات را می‌توان با کلیک روی یک ارجاع و انتخاب گزینه Edit & Manage Citation(s) از برگه EndNote ویرایش کرد. ارجاعات در پنجره Citations in document انتخاب خواهند شد. هر یک از تغییرات زیر را می‌توانید روی ارجاع انتخاب‌شده اعمال کنید:

• از فیلد Prefix برای وارد کردن متنی که بلافاصله قبل از متن ارجاع نمایش داده شود، استفاده کنید. فاصله‌ها اهمیت دارند. به‌عنوان مثال: Johnston )cited in Coles, 2005(
• از فیلد Suffix برای متن بعد از متن ارجاع و شماره صفحه استفاده کنید. به‌عنوان مثال : (cloes,2005,p.45)
• فیلد Pages در بسیاری از سبک‌ها فعال نیست و اعداد را نمایش نمی‌دهد، بنابراین از Suffix استفاده کنید.
• قالب‌بندی را به‌گونه‌ای تغییر دهید که نویسنده یا سال را حذف کند. گزینه‌های دیگری نیز در دسترس هستند.

ویرایش قالب‌بندی فهرست منابع در سند شما

تغییرات در قالب‌بندی فهرست منابع که با استفاده از Word انجام می‌شود، با هر بار قالب‌بندی مجدد فهرست منابع توسط EndNote جایگزین می‌شوند.

قالب‌بندی فهرست منابع را با کلیک روی فلش کنار Bibliography در برگه EndNote ویرایش کنید. برگه Layout را انتخاب کنید. این برگه گزینه‌هایی برای تغییر فونت، اندازه فونت، تورفتگی‌ها، فاصله خطوط و فاصله بین ورودی‌های فهرست منابع ارائه می‌دهد.

قالب‌بندی فوری

قالب‌بندی فوری به شما این امکان را می‌دهد که با وارد کردن ارجاعات، فهرست منابع را مشاهده کنید. اگر در حال نوشتن سندی طولانی یا پیچیده مانند پایان‌نامه هستید، توصیه می‌شود قالب‌بندی فوری را خاموش کنید زیرا هر بار که یک ارجاع جدید وارد می‌شود، ممکن است زمان زیادی برای قالب‌بندی مجدد نیاز باشد. وقتی نوشتن سند تمام شد یا اگر می‌خواهید پیش‌نویسی را ببینید، روی Update Citations and Bibliography کلیک کنید تا ارجاعات و فهرست منابع قالب‌بندی شوند. برای ادامه کار روی سند، ارجاعات را با استفاده از گزینه Convert Citations and Bibliography به حالت بدون قالب‌بندی تبدیل کنید.

در هنگام ترکیب یک سند اصلی از اسناد جداگانه، داشتن ارجاعات بدون قالب‌بندی ضروری است تا یک فهرست منابع واحد در پایان سند ایجاد شود.

برای غیرفعال یا فعال کردن قالب‌بندی فوری در سند جاری:

1. یک سند Word را باز کنید. در برگه EndNote، گزینه Go to EndNote را انتخاب کنید و کتابخانه EndNote خود را باز کنید.
2. به ورد برگردید و در برگه EndNote، روی فلش کنار Bibliography کلیک کنید.
3. برگه Instant Formatting را انتخاب کنید.
4. گزینه Turn Off یا Turn On را بر حسب نیاز انتخاب کنید. روی OK کلیک کنید.

آموزش صفر تا صد اندنوت رو حتما دانلود کنید: آموزش صفر تا صد EndNote

برای غیرفعال یا فعال کردن قالب‌بندی فوری برای همه اسناد:

1. در برگه EndNote، گزینه Preferences را انتخاب کنید.
2. گزینه Enable Instant Formatting on new Word documents را فعال یا غیرفعال کنید. این تنظیم در هر زمان قابل تغییر است.

ترکیب چند سند ورد

شما می‌توانید چند سند ورد که شامل ارجاعات EndNote هستند را در یک سند ترکیب کنید.

به‌عنوان مثال، ممکن است برای هر یک از فصول پایان‌نامه خود یک سند جداگانه ایجاد کرده باشید.

توجه: باید از یک کتابخانه EndNote برای همه اسناد یا فصولی که می‌خواهید ترکیب کنید، استفاده کنید.

برای ایجاد یک فهرست منابع در پایان سند:

1. ابتدا یک نسخه پشتیبان از هر یک از اسناد خود ایجاد کنید.
2. کتابخانه EndNote خود را باز کنید و آن را باز نگه دارید.
3. سند اول خود را باز کنید، ارجاعات را بدون قالب‌بندی کنید و سند را با نام جدید ذخیره کنید: این سند به سند جدید ترکیبی شما تبدیل خواهد شد.
4. سند بعدی را باز کنید، ارجاعات را بدون قالب‌بندی کنید و متن را در سند ترکیبی جدید کپی و جای‌گذاری کنید.
5. این کار را تا زمانی که همه اسناد خود را بدون قالب‌بندی کرده و متن آنها را در سند ترکیبی کپی و جای‌گذاری کنید، تکرار کنید.
6. در ورد گزینه: Update citations and bibliography را انتخاب کنید و یک فهرست منابع واحد در پایان سند ایجاد می‌شود.

برای ایجاد یک فهرست منابع برای هر بخش یا فصل:

1. اسناد خود را به روش بالا ترکیب کنید.
2. در پایان هر فصل یا بخش در سند ترکیبی، گزینه: Page Layout > Breaks را انتخاب کنید و یکی از چهار گزینه زیر Section Breaks را انتخاب کنید: Next Page، Continuous، Even Page، یا Odd Page .
3. یک سبک از پیش تعریف‌شده که فهرست منابع را در پایان هر بخش ایجاد می‌کند، انتخاب کنید، مانند APA 6th (sections)، یا Chicago 15th B (sections)، و غیره.
4. اگر سبک مورد نظر شما نسخه‌ای برای بخش‌ها ندارد، می‌توانید یک سبک موجود را ویرایش کنید، برای اطلاعات بیشتر به بخش ویرایش سبک‌ها مراجعه کنید.

افزودن فهرست منابع جداگانه

می‌توانید بدون استفاده از EndNote برای وارد کردن ارجاعات، یک فهرست منابع قالب‌بندی‌شده به سند خود اضافه کنید.

1. یک سند ورد را باز کنید.
2. به برگه EndNote بروید. روی Go to EndNote کلیک کنید.
3. ارجاعات خود را با استفاده از ماوس و نگه داشتن کلید Ctrl در هنگام انتخاب چندین ارجاع، انتخاب کنید.
4. روی References > Copy Formatted کلیک کنید.
5. روی آیکون Return to Word Processor در نوار ابزار کلیک کنید و محل درج ارجاعات در سند را انتخاب کنید.
6. روی آیکون Paste کلیک کنید.

افزودن زیرعنوان‌ها به فهرست منابع

شما می‌توانید با استفاده از دسته‌بندی‌های خود یا موارد از پیش تعریف‌شده توسط یک سبک خروجی، زیرعنوان‌هایی را به فهرست منابع خود در Microsoft Word اضافه کنید.

1. در Word، در نوار ابزار EndNote، گزینه: Categorize References > Configure Categories را انتخاب کنید.
2. با کلیک بر روی دکمه Category Headings (+) یک دسته ایجاد کنید و یک نام برای آن وارد کنید. به‌عنوان مثال: Journals
3. ارجاعات را به دسته‌های مناسب بکشید و رها کنید.
4. روی دکمه OK کلیک کنید.

برای وارد کردن ارجاعات از یک سند ورد به کتابخانه EndNote :

1. سند را در Word باز کنید.
2. مانند تصویر بالا از منوی Tools به زیرمنوی EndNote بروید و سپس گزینه Export Traveling Library را انتخاب کنید. از برگه EndNote گزینه Export to EndNote و سپس Export Traveling Library را انتخاب کنید.
3. در پنجره Export Traveling Library، یکی از گزینه‌های زیر را انتخاب کنید:

• یک کتابخانه EndNote موجود: از فهرست کشویی کتابخانه‌های موجود یک کتابخانه را انتخاب کنید، یا روی Browse کلیک کنید تا یک کتابخانه را پیدا کنید.
• یک کتابخانه EndNote جدید: از شما خواسته می‌شود که نامی برای کتابخانه جدید انتخاب کنید و آن را ذخیره کنید.

توجه: پیشنهاد می‌شود که به یک کتابخانه جدید صادر کنید تا بتوانید قبل از اضافه کردن به کتابخانه موجود، رکوردها را بررسی کنید.

روش دیگری برای کپی کردن ارجاعات از سند Word به کتابخانه EndNote وجود دارد. سند ورد و کتابخانه EndNote را باز کنید. سپس در EndNote، به منوی Tools بروید، زیرمنوی Cite While You Write را انتخاب کنید و گزینه Import Traveling Library را انتخاب کنید.

هنگام استفاده از دستورات Export/Import Traveling Library، ارجاعات صادر شده دوباره شماره‌گذاری می‌شوند و شماره‌های اصلی خود را حفظ نمی‌کنند.

کتابخانه Traveling Library شامل یادداشت‌ها، چکیده‌ها، تصاویر یا توضیحات نیست.

نکته نهایی

در پایان، یادگیری نحوه استفاده از EndNote در Word برای مدیریت ارجاعات  و منابع می‌تواند به شما در سازماندهی و ارائه‌ی دقیق‌تر مطالب کمک کند. این ابزار قدرتمند نه تنها فرآیند رفرنس‌دهی را سریع‌تر و ساده‌تر می‌کند، بلکه به شما امکان می‌دهد تا منابع را به سبک‌های مختلف قالب‌بندی کرده و به‌روزرسانی کنید.
همچنین، انتقال رفرنس‌ها از Word به EndNote این امکان را فراهم می‌کند که کتابخانه‌ای از منابع شخصی خود را ایجاد کرده و در آینده به‌راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید. با استفاده از این قابلیت‌ها، می‌توانید به‌طور موثرتری اسناد علمی و پژوهشی خود را مدیریت کرده و به سطح بالاتری از دقت و حرفه‌ای‌گری در نگارش علمی دست یابید. در بخش پیشنهادات و نظرات سوالات و تجربیات خود را با ما در میان بگذارید تیم ما در اسرع پاسخگوی شما خواهد بود.