آموزش PMBOK و معرفی نسخه های مختلف آن
راهنمای مدیریت پروژه PMBOK یا پیکره دانش مدیریت پروژه به عنوان مرجعی برای اکثر برنامه های توسعه حرفه ای مبتنی بر مدیریت پروژه استفاده می شود. این راهنما در سطح بین المللی شناخته شده است و مؤسسات مختلف دوره های حرفه ای را بر اساس PMBOK در کنار کتاب های مدیریت پروژه و استاندارد های مورد حمایت مؤسسه مدیریت پروژه (PMI®) آموزش می دهند.
PMI به واسطه راهنمای PMBOK تلاش می کند تا استاندارد هایی را القا کند که انعکاس دهنده به روزترین شیوه ها در حرفه های مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو است . PMI با در نظر گرفتن این هدف تضمین می کند که به طور منظم برای تمام محصولات استاندارد به روز می شود.
مفاهیم و اصطلاحات کلیدی که باید بشناسید
برای خواندن PMBOK، باید با واژگان آن آشنا باشید:
-
WBS (Work Breakdown Structure): ساختار شکست کار. یکی از مهمترین ابزارهاست که در آن، پروژه بزرگ را به بخشهای کوچکتر و قابل مدیریت (تسکها) خرد میکنید.
-
مسیر بحرانی (Critical Path): طولانیترین مسیر از کارها در پروژه است. اگر هر یک از کارهای روی مسیر بحرانی تاخیر داشته باشد، کل پروژه تاخیر خواهد داشت.
-
محدوده (Scope): تعریف دقیق اینکه چه کارهایی در پروژه انجام میشود و (مهمتر از آن) چه کارهایی انجام نمیشود.
-
خزش محدوده (Scope Creep): زمانی که ویژگیها یا خواستههای جدید (بدون تایید رسمی و بدون تخصیص زمان و بودجه اضافه) به پروژه تحمیل میشوند. این بزرگترین قاتل پروژههاست!
-
Agile (چابک): یک رویکرد مدیریت پروژه که برای محیطهای پر از تغییر (مثل نرمافزار) استفاده میشود و در آن کارها به جای یکباره، در دورههای زمانی کوتاه (اسپرینت) تحویل داده میشوند.
PMI بزرگ ترین سازمان غیر انتفاعی مدیریت پروژه در جهان است. PMI با ترویج بهترین شیوه ها در مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو و با اقدامات مبتکرانه مختلف ، تا حد زیادی به جامعه خدمت می کند. PMI به طور منظم PMBOK را بهروز می کند یعنی از اولین نسخه کاغذ سفید در سال 1983 تا آخرین نسخه ششم که اخیرا در سال 2017 منتشر شد.
PMBOK فریمورکی متشکل از دستورالعمل ها، قوانین و ویژگی های مهم پروژه ها است که در تمامی صنایع به کار می آیند. با پذیرش و به کارگیری مداوم استاندارد هایPMBOK ، سازمان شما موظف خواهد شد تا در حرفه اش از رقبا پیشی بگیرد. اصول ارائه شده در راهنمای PMBOK را می توان برای مدیریت پروژه ها در بخش های مختلف صنعت استفاده کرد.
تعاملات فرآیند موجود در راهنمای مدیریت پروژه، ادغام و همین طور نقاط رابط را توضیح می دهد. فعل و انفعالات فرآیندی تعریف شده ، نوعی چرخه دمینگ (PDCA) است .
PMBOK با پیشنهاد ابزار ها و تکنیک ها برای هر فرآیند و راهنمایی در تعریف ورودی ها و خروجی ها، به ترویج و ایجاد واژگان مشترک برای حرفه مدیریت پروژه کمک می کند. این استاندارد مفاهیم اساسی پروژه، مدیریت پروژه ، نقش مدیر پروژه در ساختار های مختلف سازمانی، مراحل مدیریت پروژه و چرخه حیات پروژه را تشریح می کند. یک رویکرد جامع برای ایجاد تعادل بین محدودیت های پروژه هم ارائه می کند که شامل موارد زیر می شود، البته به آن ها محدود نمی شود:
- محدوده
- کیفیت
- زمان بندی
- بودجه
- منابع
- ریسک
نسخه پنجم PMBOK
ویرایش پنجم PMBOK شامل Stakeholder Management یا مدیریت سهام داران بود و حول گروه های فرآیندی طراحی شد: شروع، برنامه ریزی، اجرا ، نظارت و کنترل، و پایان . ده حوزه دانش در پنج گروه فرآیندی در نظر گرفته شده اند.
ده حوزه دانش مدیریت پروژه بر اساس ویرایش پنجم PMBOK عبارتند از:
1-مدیریت یکپارچه سازی پروژه ها
2- مدیریت محدوده پروژه
3- مدیریت زمان پروژه
4- مدیریت هزینه پروژه
5- مدیریت کیفیت پروژه
6- مدیریت منابع انسانی پروژه
7- مدیریت ارتباطات پروژه
8- مدیریت ریسک پروژه
9- مدیریت تدارکات پروژه
10- مدیریت سهام داران پروژه
ویرایش پنجم PMBOK اصول مدیریت سهام داران پروژه را شامل می شد و در مقایسه با نسخه قبلی اش شامل پنج فرآیند دیگر یعنی در مجموع 47 فرآیند در زمینه گروه های فرآیند و حوزه های دانش بود. این راهنما دستورالعمل هایی را ارائه می دهد که شما را نسبت به مهارت های بین فردی که برای یک مدیر پروژه مفید است، آگاه می کند. فهرست جامع مهارت های بین فردی مورد نیاز، راه های دست یابی به حداکثر عملکرد تیمی را به شما نشان می دهد.
نسخه ششم PMBOK
کمیته PMI در اوایل سال 2016 تشکیل جلسه داد تا پیش نویس آخرین ویرایش PMBOK را آغاز کند. این سازمان روی بسیاری از زمینه های این راهنما بازنگری کرد که مهم ترین آن ها بر این واقعیت تاکید دارد که فرآیند ها به تنهایی یک پروژه را اجرا نمی کنند بلکه افراد این کار را می کنند.
نسخه ششم PMBOK شامل این آپدیت ها است:
Agile (مدیریت پروژه چابک )
قواعد چابک بخش بزرگی از همه پروژه ها این روز ها هستند. این فلسفه مدیریت در ویرایش پنجم PMBOK گنجانده شده است. آخرین نسخه شامل ضمایم زیادی است که تحت تأثیر Agile، Scrum، Kanban، Lean، XP و سایر متدولوژی های مدیریت پروژه تطبیقی و مبتنی بر تغییر قرار گرفته است.
فرآیند های جدید
PMI یکی از 47 فرآیند را از ویرایش پنجم را حذف کرد و سه مورد جدید را در ویرایش ششم اضافه کرد:
- مدیریت دانش
- مدیریت ریسک
- منابع کنترل
آپدیت قوانین نام گذاری
اگر بخواهیم فقط چند مورد از آن ها را لیست کنیم باید این طور بگوییم که:
طرح مدیریت سهامداران (Plan Stakeholder Management) در حال حاضر به عنوان طرح تعامل با سهام داران (Plan Stakeholder engagement) شناخته می شود؛ طرح مدیریت منابع انسانی (Plan Human Resource Management) در حال حاضر به عنوان طرح مدیریت منابع (Plan Resource Management ) شناخته می شود. کنترل ریسک ها (Control Risks) که به عنوان نظارت بر ریسک ها (Monitor Risks) شناخته می شوند . ارتباطات کنترل (Control Communications) در حال حاضر به عنوان نظارت بر ارتباطات (Monitor Communications) شناخته می شود. بسیاری از اصطلاحات دیگر هم تغییر کرده اند بنابراین حتما نسخه ششم PMBOK را بررسی کنید.
حتما ببینید: آموزش همه زبانهای برنامه نویسی در اینجا
بستن دیگر تدارکات امکان ندارد!
PMI این طور مشخص کرد که در بیشتر موارد، مدیران پروژه اختیار بستن قرارداد ها یا تدارکات را ندارند. در حال حاضر این توابع با کنترل تدارکات و پروژه یا فاز تلفیق شده اند.
ویدیوی فوق العاده کاربردی
اگر یک مبتدی هستید، درک ساختار PMBOK (بهویژه با توجه به تغییرات بنیادین در نسخه هفتم آن) میتواند بسیار راهگشا باشد. در این راهنما، مفاهیم و اصول کلیدی PMBOK را به زبان ساده توضیح میدهیم.
۱. پروژه چیست؟ (نگاه PMBOK)
قبل از هر چیز، باید بدانیم پروژه از نظر PMBOK چیست. پروژه تلاشی موقت برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربهفرد است.
-
موقت: یعنی شروع و پایان مشخصی دارد (کارهای روتین و روزمره مثل خط تولید یک کارخانه، پروژه نیستند و به آنها «عملیات» یا Operations میگویند).
-
منحصربهفرد: یعنی قبلاً دقیقاً همان کار با همان شرایط انجام نشده است (مثلاً ساخت یک پل جدید، یک پروژه است).
۲. تغییر الگو: از فرآیندها (نسخه ۶) به اصول (نسخه ۷)
برای درک PMBOK، باید بدانید که این استاندارد اخیراً دچار یک دگرگونی بزرگ شده است:
-
تا نسخه ۶: تمرکز روی فرآیندها (Processes) بود. PMBOK میگفت مدیریت پروژه شامل ۴۹ فرآیند مشخص است که در ۵ گروه (شروع، برنامهریزی، اجرا، کنترل، خاتمه) دستهبندی میشوند. این رویکرد بسیار ساختاریافته اما کمی خشک بود و بیشتر برای پروژههای سنتی (آبشاری یا Waterfall) کاربرد داشت.
-
در نسخه ۷ (نسخه فعلی): تمرکز روی اصول (Principles) و پیامدها (Outcomes) است. PMBOK نسخه ۷ میگوید مهم نیست از چه روشی (سنتی، چابک/Agile یا ترکیبی) استفاده میکنید؛ مهم این است که به ۱۲ اصل کلیدی پایبند باشید تا به نتایج ارزشمندی برسید.
ما در ادامه، مفاهیم را بر اساس ساختار مدرن (نسخه ۷) توضیح میدهیم.
۳. ۱۲ اصل مدیریت پروژه (The 12 Principles)
این اصول، مانند قطبنمای اخلاقی و رفتاری مدیر پروژه هستند. آنها به جای اینکه بگویند «چه کاری انجام دهید»، میگویند «چگونه فکر و رفتار کنید»:
-
سرپرستی (Stewardship): مدیر پروژه باید مراقب، محترم و پایبند به اخلاق باشد و از منابع سازمان محافظت کند.
-
تیم (Team): ایجاد محیطی مبتنی بر همکاری و احترام برای تیم پروژه تا بهترین عملکرد را داشته باشند.
-
ذینفعان (Stakeholders): شناسایی افرادی که روی پروژه تاثیر میگذارند یا از آن تاثیر میپذیرند و تعامل مستمر با آنها.
-
ارزش (Value): تمرکز روی این موضوع که پروژه باید در نهایت یک ارزش (مالی، اجتماعی یا راهبردی) خلق کند.
-
تفکر سیستمی (System Thinking): دیدن پروژه به عنوان بخشی از یک سیستم بزرگتر و درک ارتباطات بین بخشهای مختلف.
-
رهبری (Leadership): نشان دادن رفتارهای رهبری (نه فقط مدیریت) برای هدایت، انگیزه دادن و الهام بخشیدن به تیم.
-
سفارشیسازی (Tailoring): هیچ روش یکسانی برای تمام پروژهها وجود ندارد. باید ابزارها و روشها را متناسب با نیاز پروژه خود سفارشی (Tailor) کنید.
-
کیفیت (Quality): اطمینان از اینکه خروجی پروژه، نیازها و انتظارات را برآورده میکند.
-
پیچیدگی (Complexity): درک و مدیریت عواملی که باعث پیچیدگی پروژه میشوند (مثل فناوریهای جدید یا قوانین متغیر).
-
ریسک (Risk): شناسایی زودهنگام فرصتها (ریسکهای مثبت) و تهدیدها (ریسکهای منفی) و آمادهسازی برای آنها.
-
انطباقپذیری و تابآوری (Adaptability & Resiliency): توانایی تیم برای سازگاری با تغییرات غیرمنتظره و بازگشت سریع به مسیر اصلی.
-
تغییر (Change): مدیریت تغییرات سازمانی تا مطمئن شویم نتایج پروژه به خوبی در سازمان پذیرفته و پیادهسازی میشوند.
۴. ۸ حوزه عملکردی (Performance Domains)
حوزههای عملکردی، بخشهایی از پروژه هستند که باید روی آنها تمرکز کنید تا پروژه با موفقیت به پایان برسد (این بخشها تا حدودی جایگزین حوزههای دانش در نسخه ۶ شدهاند):
